Un répondeur multiligne est un appareil qui répond automatiquement aux téléphones des particuliers ou des entreprises. Les appareils qui peuvent répondre à plus d’une ligne à la fois sont utiles pour ceux qui ont deux lignes téléphoniques ou plus et permettent à plusieurs appelants d’atteindre un message automatisé en même temps. Ces machines peuvent être utilisées comme premier point de contact ou elles peuvent être utilisées pour enregistrer des messages laissés par des appelants qui ne parviennent pas à joindre une personne. La plupart du temps, un répondeur multiligne enregistre les messages au format numérique, mais des micro-cassettes peuvent également être utilisées.
Bien que les personnes disposant de plusieurs lignes téléphoniques puissent utiliser un répondeur multiligne, ces appareils se trouvent généralement dans les entreprises. Les lignes supplémentaires d’un répondeur multiligne permettent à plusieurs personnes d’appeler un seul numéro à la fois sans recevoir de tonalité d’occupation. N’importe quel nombre de lignes peut être attaché à l’une de ces machines. Le nombre de lignes entrantes nécessaires dépend du nombre d’appels qu’un particulier ou une entreprise reçoit.
Il existe plusieurs raisons d’utiliser un répondeur multiligne. Une des raisons est de répondre aux appels entrants. Les répondeurs multilignes peuvent accueillir les appelants avec un message préenregistré, les garder en attente jusqu’à ce qu’un représentant soit disponible, ou ils aident les appelants à se diriger vers le bon service afin que moins de réceptionnistes soient nécessaires. Ils peuvent également prendre des messages pour une personne ou une entreprise lorsque personne n’est disponible pour prendre les appels.
L’un des deux types de services de réponse disponibles, un répondeur multiligne est un appareil physique qui est conservé dans les locaux de la personne ou de l’entreprise qui l’utilise. Bien que les messages entrants et sortants soient souvent accessibles en appelant et en entrant un code auto-sélectionné, les messages sont généralement accessibles sur la machine physique elle-même. Les services de messagerie vocale peuvent également répondre à plusieurs lignes, bien que les machines nécessaires à l’exécution de ces services soient conservées dans des emplacements distants.
Les messages sortants et les messages enregistrés par les personnes appelant un répondeur multiligne peuvent être stockés numériquement ou sur des appareils physiques. Les micro-bandes sont le principal type de dispositif d’enregistrement physique utilisé aujourd’hui, bien que des bandes standard puissent également être utilisées. Les enregistrements numériques sont stockés sur de petits disques réinscriptibles. Une fois qu’une personne écoute un message sur l’un de ces lecteurs, le message peut être supprimé ou stocké pour plus tard. Les bandes peuvent être retirées du répondeur multiligne lorsqu’elles sont pleines et stockées ou elles peuvent être rembobinées et enregistrées.