Une balance d’affranchissement est une balance extrêmement sensible qui est conçue spécifiquement pour peser des pièces de courrier afin de déterminer combien d’affranchissement doit être utilisé. De nombreux bureaux ont un barème d’affranchissement, qui est utilisé pour éviter les frais postaux en trop et pour rendre le courrier en général plus efficace. De nombreuses entreprises fabriquent des balances postales qui ont également des capacités de comptage, pour une utilisation dans des entreprises de toutes tailles.
Il existe deux modèles de base pour les balances postales. Certains sont mécaniques, ce qui signifie que le courrier est placé sur une plate-forme de pesée et que le poids est réfléchi avec une aiguille, et d’autres sont numériques, affichant le poids du courrier sur un écran facile à lire. Les balances d’affranchissement mécaniques sont souvent utilisées par les petites entreprises qui ne souhaitent pas investir dans une version numérique plus chère. Cependant, l’utilisation d’une balance mécanique s’accompagne de précautions, car les ressorts à l’intérieur s’étireront avec le temps, donnant finalement des lectures incorrectes. De plus, une balance d’affranchissement mécanique n’indique généralement pas à l’utilisateur le montant de l’affranchissement, mais seulement le poids du courrier. L’utilisateur doit comparer le poids à un tableau des prix postaux publiés
Une balance d’affranchissement numérique, d’autre part, lira avec précision pendant une période beaucoup plus longue. De plus, une balance postale numérique est généralement liée à une base de données des tarifs postaux, de sorte qu’elle indiquera à l’utilisateur combien pèse le courrier et combien doit être l’affranchissement. Des mises à jour électroniques périodiques garantissent l’exactitude de la balance. Dans de nombreux cas, une échelle d’affranchissement numérique affiche également des prix de comparaison, indiquant combien coûtera le courrier lorsqu’il sera envoyé par différentes méthodes.
Lorsqu’elle est livrée avec une machine à affranchir, une balance à affranchissement imprime également l’affranchissement nécessaire directement sur le courrier ou sur une petite bande adhésive. Typiquement, l’argent pour l’affranchissement provient d’un compte que l’utilisateur maintient avec le bureau de poste. L’utilisation d’une balance postale avec un compteur permet à une entreprise de s’occuper de chaque étape du processus d’envoi au bureau, plutôt que d’obliger l’entreprise à envoyer quelqu’un au bureau de poste pour affranchir le courrier.
Pour utiliser efficacement une balance postale, une entreprise doit disposer d’un stock suffisant de timbres-poste. La principale raison de l’utilisation d’une balance est d’économiser de l’argent sur les frais d’affranchissement, de sorte que le personnel de la salle du courrier doit disposer des outils nécessaires pour effectuer un affranchissement précis. La balance doit également être étalonnée périodiquement, pour s’assurer qu’elle lit correctement.