Certains déplorent le manque d’étiquette téléphonique de base dans les appels personnels et professionnels. L’étiquette téléphonique offre un moyen pour les gens de fonctionner poliment ensemble dans une société, éliminant la frustration et les problèmes de communication. Cependant, l’étiquette téléphonique fonctionne mieux lorsque tous connaissent les règles.
Commencez tôt à enseigner l’étiquette téléphonique aux enfants. Ne laissez pas un enfant décrocher un téléphone s’il ne sait pas quoi dire. Personne ne veut une conversation frustrante avec un enfant d’un an à peine au courant. Au lieu de cela, apprenez aux enfants âgés de trois à cinq ans, selon leur capacité d’élocution, à apprendre à répondre poliment au téléphone.
Répondre à un téléphone commence par un simple « Bonjour ». Pour les enfants, l’étiquette téléphonique de base consiste à demander poliment qui est l’appelant. La personne à l’autre bout du fil doit s’identifier, mais ce n’est souvent pas le cas. Demandez à l’enfant d’écouter une introduction avant d’en demander une.
Voici un exemple d’appel approuvé par l’étiquette téléphonique au début :
« Bonjour? »
« Bonjour, puis-je parler à ta mère ? »
« Puis-je demander qui appelle? »
« Voici Bob Shipley du magasin de l’automobile. »
« Peux-tu patienter un instant ?
À ce stade, l’enfant devrait être capable de dire au parent qui appelle et de ne pas crier aussi fort que possible : « Hé maman, Bob Shipley est au téléphone ! » Si, pour une raison quelconque, le parent est occupé, en train de changer une couche ou dans la salle de bain, l’enfant doit revenir vers l’appelant et indiquer que la personne demandée n’est pas disponible. À ce stade, l’enfant doit prendre un numéro ou un message. L’enfant ne doit pas divulguer les actions de la personne recherchée, telles que « Elle est dans la salle de bain ». Il ou elle doit simplement déclarer que le parent ne peut pas venir au téléphone et qu’il rappellera très bientôt.
Enseigner cette étiquette téléphonique de base aux jeunes enfants peut entraîner des habitudes de bonnes manières à vie envers les appelants. La prochaine règle d’étiquette téléphonique est de faire des rappels en temps opportun. Si un enfant s’est porté garant d’un parent qui rappelle rapidement, le parent doit faire exactement cela, à moins qu’une urgence ne survienne.
Pour l’appelant, l’identification est la clé. Une salutation de la « appelée » doit être suivie de « Bonjour, c’est untel. Puis-je parler à Mme Jones ? Il faut présenter suffisamment d’informations sur son entreprise dès le départ, dans la mesure du possible. Les cabinets médicaux et les sociétés émettrices de cartes de crédit sont l’exception en raison des lois sur la confidentialité. Dans ce cas, les appelants ne peuvent indiquer que leur nom et leur numéro.
L’étiquette téléphonique exige que l’appelant et le destinataire soient prêts à noter les informations lorsque cela est nécessaire. Avant de passer un appel ou de prendre un appel, assurez-vous d’avoir un instrument d’écriture fonctionnel, toute information que l’on peut avoir besoin de donner et quelque chose sur quoi écrire.
Pour le bien de la personne à l’autre ligne, faites des appels téléphoniques brefs mais amicaux. Une fois les affaires conclues, terminez par de simples remerciements, que ce soit pour avoir utilisé une entreprise ou pour avoir fourni les informations nécessaires. Les remerciements doivent être réciproques pour promouvoir une bonne étiquette téléphonique. De plus, faites attention aux différents fuseaux horaires. Essayez de téléphoner pendant la journée. Évitez les appels avant 9h et après 9h.
L’étiquette téléphonique de base exige également de la politesse envers les avocats. Il n’est pas nécessaire d’écouter tout un argumentaire de vente. On peut demander le nom et l’entreprise d’un avocat, qui travaille généralement à partir d’un scénario, puis exprimer son désintérêt pour l’entreprise ou les produits. On peut également déclarer qu’il ou elle ne fait pas d’affaires par téléphone. On peut également demander à ce que son nom soit inscrit sur une liste de numéros de télécommunication exclus à l’avenir.
Le filtrage des appels avec identification de l’appelant est acceptable lorsque l’on n’a ni le temps ni l’envie de parler à un appelant. L’étiquette téléphonique de base n’exige pas non plus de retourner les appels téléphoniques d’avocats indésirables. Cependant, si l’on filtre les appels de la famille, des amis ou des associés, il faut s’efforcer de retourner les appels en temps opportun.