Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, kann ein Austrittsgesprächsformular diesem Unternehmen dabei helfen, die Gründe für das Ausscheiden zu ermitteln und zu ermitteln, ob diese Gründe aktuelle oder potenzielle Mitarbeiter in der Zukunft betreffen könnten. Ein Austrittsgesprächsformular ist entweder ein Fragebogen, der vom ausscheidenden Mitarbeiter ausgefüllt wird, oder eine Checkliste mit Interviewfragen, die der Interviewer dem Mitarbeiter zu stellen hat. In beiden Fällen ist das Austrittsgesprächsformular ein wertvolles Instrument für Arbeitgeber.
Der Zweck eines Austrittsgesprächsformulars besteht darin, alle Faktoren zu ermitteln, die zu der Entscheidung eines Mitarbeiters geführt haben, das Unternehmen zu verlassen. Dazu gehören unter anderem Gründe für eine alternative Jobsuche, die Verfügbarkeit von Aus- oder Weiterbildung, wie gut der Mitarbeiter mit Vorgesetzten und Kollegen zurecht gekommen ist, ob der Mitarbeiter die Entlohnung für angemessen hielt und wie viel Spaß die Arbeit macht. Bei einem wertvollen Mitarbeiter kann ein Austrittsgesprächsformular möglicherweise feststellen, ob es Bedingungen gibt, unter denen der Mitarbeiter seine Meinung ändern könnte. Darüber hinaus muss das Unternehmen versuchen herauszufinden, ob Umstände vorliegen, die andere derzeitige Mitarbeiter betreffen, um die Mitarbeiterfluktuation zu mindern.
Die Teilnahme an einem Austrittsgespräch sollte freiwillig sein, wobei ein Mitarbeiter einen alternativen Fragebogen ausfüllen muss, wenn er oder sie mit dem Interviewprozess nicht einverstanden ist. Oft ist ein Mitarbeiter mit Informationen bereitwilliger, wenn er oder sie nicht mit einem Vertreter des Unternehmens von Angesicht zu Angesicht steht. Außerdem sollte der derzeitige Chef des Mitarbeiters nicht die Person sein, die ein Austrittsgespräch führt. Wenn ein objektiver Dritter das Interview durchführt, fühlt sich der Mitarbeiter möglicherweise wohler, wenn er Informationen über seine aktuellen Arbeitsbedingungen preisgibt. Tatsächlich könnte der aktuelle Chef des Mitarbeiters der Grund für die Entscheidung sein, und der Mitarbeiter muss sich wohl fühlen, dies jemand anderem mitzuteilen.
Fragen auf einem Austrittsgesprächsformular sind in der Regel sehr einfach und unkompliziert, und ein Austrittsgespräch sollte für den austretenden Mitarbeiter schnell und unkompliziert ablaufen. Oft möchte der Arbeitgeber beim Arbeitnehmer einen guten Eindruck hinterlassen und zeigen, dass ihm die Gründe für den Austritt wichtig sind. Wenn sich ein großes Unternehmen die Zeit nimmt, einen ausscheidenden Mitarbeiter zu interviewen, kann dies dem Mitarbeiter das Gefühl geben, dass er oder sie einen großen Beitrag zum Unternehmen insgesamt geleistet hat.
Die Analyse eines Austrittsgesprächsformulars kann so einfach wie eine Diskussion zwischen Managern sein, oder es könnte ein wissenschaftlicheres Verfahren zur Analyse der Daten sein. In großen, komplexen Unternehmen können ganze Jobs der Analyse dieser Informationen gewidmet sein. Wenn Arbeitgeber in Austrittsgesprächen erfahren sind, können sie in den Daten einen Schatz an Informationen finden, die ihnen helfen können, ihre aktuellen Mitarbeiter besser zu verwalten.