Ein Gehaltsabrechnungsleiter hat drei Verantwortungsbereiche: Einstellung und Verwaltung von Gehaltsabrechnungssachbearbeitern und -beamten, Überprüfung der Gehaltsabrechnungszusammenfassungen und Sicherstellung der Einhaltung behördlicher Vorschriften. Ein Lohnbuchhalter hat in der Regel ein Hochschuldiplom in Lohnbuchhaltung und ist in der Regel ein Certified Payroll Professional (CPP). Diese Zertifizierung wird von der American Payroll Association (APA) erhalten. Ein Lohnbuchhalter kann Beschäftigungsmöglichkeiten in einer Vielzahl von mittleren bis großen Unternehmen, Instituten und Unternehmen finden.
Menschen, die gerne mit Zahlen arbeiten, auf Details fokussiert sind und in einem terminorientierten Umfeld arbeiten können, berichten von der größten Zufriedenheit als Lohnbuchhalter. Eine Gehaltsabrechnungsabteilung funktioniert am besten, wenn sie als Team arbeitet, in dem die Gehaltsbuchhalter, Sachbearbeiter und der Vorgesetzte häufig Informationen und Probleme austauschen. Die Rolle des Lohnbuchhalters ist eine der zentralen Kommunikatoren. Er oder sie ist dafür verantwortlich, in Bezug auf staatliche Gesetze, Verfahren und Anforderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Diese Informationen müssen für die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung relevant und klar kommuniziert werden.
Die Hauptaufgabe des Vorgesetzten besteht darin, die Personalabteilung der Lohnbuchhaltung zu verwalten. Dazu gehören die Veröffentlichung von Stellenbeschreibungen, die Überprüfung von Lebensläufen, Vorstellungsgespräche mit Bewerbern und die Einstellung neuer Mitarbeiter. Alle Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung müssen in Bezug auf Unternehmensrichtlinien, Gehaltsabrechnungssoftware und alle anderen Tools, die innerhalb der Gehaltsabrechnungsabteilung verwendet werden, geschult werden. Der Vorgesetzte ist auch für die Disziplinierung und Kündigung des Personals verantwortlich, falls dies erforderlich wird.
Die Überprüfung der Gehaltsabrechnungs-Zusammenfassungsberichte ist ein großer Teil der Arbeit eines Gehaltsabrechnungs-Supervisors. Diese Berichte sind in der Regel täglich verfügbar und fassen alle am Vortag verarbeiteten Transaktionen zusammen. Zusätzlich zu diesen Berichten müssen regelmäßig Ausnahme- und Kostenberichte überprüft werden. Es liegt in der Verantwortung des Vorgesetzten, etwaige Unstimmigkeiten zu erkennen und diese rechtzeitig der zuständigen Person zu melden.
Die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Regierungsvorschriften, Arbeitsgesetzen und anderen Gesetzen liegt in der Verantwortung des Gehaltsvorgesetzten. Er oder sie muss auf dem Laufenden bleiben und sowohl vorgeschlagene als auch genehmigte Änderungen überprüfen. Sie sind dann dafür verantwortlich, die relevanten Änderungen zu identifizieren, das Verfahren zu ändern und die Änderung umzusetzen. Die Bußgelder bei Nichteinhaltung sind sehr hoch, sowohl in Dollarbeträgen als auch in Bezug auf die Mitarbeiterzufriedenheit.
Sprechen Sie mit Leuten, die in einer Gehaltsabrechnungsabteilung arbeiten, und sie sollten Sie über das typische Arbeitsumfeld beraten können. In den meisten Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung Teil des Personalportfolios. Personalabrechnungsabteilungen müssen sehr detail- und terminorientiert sein, was in Personalabteilungen nicht üblich ist.
Eine Karriere als Lohnbuchhalterin erfordert Engagement in der Weiterbildung. Die Regeln und Vorschriften ändern sich ständig, und es ist notwendig, Zeit und Mühe zu investieren, um auf dem Laufenden zu bleiben. Ein beruflicher Aufstieg in diesem Bereich erfordert in der Regel eine Weiterbildung im Management oder eine Zertifizierung als Payroll Manager oder Human Resources Specialist. Diese Karriere wird immer technologiegetriebener, da fast alle Unternehmen auf computergestützte Gehaltsabrechnungssysteme umgestiegen sind.