Ein Veranstaltungsspezialist ist ein erfahrener Profi, der alle Details zur Planung einer Veranstaltung bearbeitet oder überwacht. Diese Details umfassen alles, von der Suche nach dem idealen Standort bis zur Auswahl der Art des Geschirrs und des Bestecks, das verwendet werden soll. Der Job erfordert lange Arbeitszeiten, extreme Liebe zum Detail und ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten.
Der Job eines Veranstaltungsspezialisten ist äußerst anspruchsvoll und erfordert oft lange Arbeitszeiten, insbesondere in den letzten Tagen vor einer Veranstaltung. Spezialisten arbeiten mit Kunden zusammen, um deren Bedürfnisse und Erwartungen zu ermitteln, und bemühen sich, diese Erwartungen zu übertreffen. In der Eventplanungsbranche ist Mundpropaganda äußerst wertvoll, und ein zufriedener Kunde wird den Namen des Spezialisten an andere potenzielle Kunden weitergeben, genauso wie ein unzufriedener Kunde die Nachricht verbreitet und möglicherweise den Ruf eines Veranstaltungsspezialisten ruiniert. Aus diesem Grund muss jeder Teil des Plans ein Backup haben, falls etwas schief geht, wie zum Beispiel ein Caterer, der in letzter Minute ausfällt.
Organisatorisches Geschick ist für einen Eventplaner ein Muss, denn der Job selbst besteht darin, viele kleine Details zu einem großen Ganzen zu organisieren. Spezialisten sind für die Einstellung von jedem vom Caterer bis zur Unterhaltung verantwortlich. Sie arrangieren Gastredner, sorgen dafür, dass die wichtigsten Gäste die bestmögliche Unterkunft und den bestmöglichen Transport zur Veranstaltung haben und halten die Kosten der gesamten Veranstaltung im Rahmen des Budgets des Kunden. Um alle Details zu arrangieren und zu pflegen, sind auch sorgfältige Aufzeichnungen und Recherchefähigkeiten erforderlich.
Ein erfolgreicher Veranstaltungsspezialist verfügt oft über zahlreiche Kontakte in die Veranstaltungsbranche, darunter Gastronomie, Hotellerie, Unterhaltung und Druckindustrie. Eine gute Geschäftsbeziehung mit Kontakten zu pflegen ist eine ganzjährige Aufgabe, die sich jedoch oft auszahlt, da der Spezialist diese Kontakte nutzen kann, um sowohl Pläne als auch Backup-Pläne zu erstellen. Der Besuch von Konferenzen und anderen Veranstaltungen ist für einen Veranstaltungsspezialisten eine gute Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen und neue Ideen für die Veranstaltungsplanung im Allgemeinen zu sammeln.
Die Ausbildungsvoraussetzungen für einen Veranstaltungsspezialisten sind unterschiedlich. Große Unternehmen, die auf der Suche nach Personalspezialisten sind, bevorzugen oft Kandidaten mit Hochschulabschluss, obwohl jahrelange Erfahrung in der Organisation erfolgreicher Veranstaltungen diese Anforderung außer Kraft setzen kann. Diejenigen mit Abschlüssen haben sie oft in einem Bereich wie Marketing, Öffentlichkeitsarbeit oder Gastgewerbe. Die meisten Event-Spezialisten beginnen für jemand anderen zu arbeiten, bis sie genug Erfahrung gesammelt haben, um ihr eigenes Unternehmen zu gründen.
Das Gehalt eines Veranstaltungsspezialisten variiert stark je nach Erfahrung, Standort und Arbeitsbelastung. Die Arbeit ist möglicherweise nicht immer gleichmäßig; ein Spezialist kann drei Monate lang aufeinanderfolgende Ereignisse haben, dann mehrere Monate lang keine Ereignisse. Während Event-Spezialisten, die in einem einzigen Unternehmen arbeiten, regelmäßige Gehaltsschecks erhalten, erhalten diejenigen, die für sich selbst arbeiten, einen weitaus unregelmäßigeren Zeitplan und müssen gute Kenntnisse im Umgang mit Geld anwenden, um sicherzustellen, dass sie auch bei Durststrecken in der Arbeit durchhalten.