Ein Budgetmanager überwacht den Einnahmen- und Ausgabenprozess einer Organisation. Die Tätigkeit umfasst Elemente der Finanzbuchhaltung, des Forecasts, der Wirtschaftsprüfung und der Prozessüberwachung. Diese Position kann organisationsweit oder projektbezogen sein. Der Titel ist sehr typisch für Regierungsbehörden und gemeinnützige Organisationen, kann aber auch eine bestimmte Rolle in gewinnorientierten Unternehmen sein, die sich im Projektmanagement engagieren.
Organisationen haben in der Regel ein Betriebsbudget und ein Kapital- oder Einrichtungen- und Ausrüstungsbudget. Ein Investitionsbudget ist in der Regel statisch, da die Investitionen in der Regel nach einem bestimmten Plan erfolgen, der wenig tägliches Management erfordert. Die Betriebsbudgets sind jedoch sehr fließend. Diese Arten von Budgets basieren auf Prognosen von Einnahmen und Ausgaben, die zu Beginn des Jahres erstellt werden, können sich jedoch als ungenau erweisen, da sich die Realität des Geschäftsbetriebs in Echtzeit abspielt.
Chief Financial Officers (CFOs) oder Finanzdirektoren stellen in der Regel Budgetmanager als Spezialisten des mittleren Managements ein. Der Budgetmanager kümmert sich zu Beginn des Geschäftsjahres um alle Aspekte der Entwicklung des Betriebs- und Kapitalbudgets, wenn eine Organisation für das kommende Jahr plant. Seine Aufgaben enden jedoch nicht mit der Zukunftsplanung. Ein Budgetmanager überwacht auch die Mitarbeiter, Abteilungen oder Projekte, um sicherzustellen, dass Einnahmen und Ausgaben die Budgetziele erreichen. Wenn die Einnahmen unter dem Budget liegen oder die Ausgaben das Budget überschreiten, meldet der Budgetmanager die Abweichung an die Führungskräfte der Organisation, damit Prognosen und Pläne geändert werden können.
Zu den spezifischen Aufgaben eines Budgetmanagers gehört die Entwicklung von ein- oder mehrjährigen Einnahmen- und Ausgabenprognosen für die gesamte Organisation oder das gesamte Projekt. Diese Prognosen werden in der Regel nach Projekt oder Abteilung aufgeschlüsselt, insbesondere für Betriebsbudgets. Sobald das Budget für ein Geschäftsjahr genehmigt wurde, arbeitet der Manager mit Abteilungs- und Projektleitern zusammen, um ihre Aktivitäten innerhalb der Budgetparameter zu halten. Der Budgetmanager interagiert häufig mit den Führungskräften zum Betriebsbudget, manchmal auf monatlicher Basis, um Abweichungen zu melden und Lösungen für die Anpassung des Budgets an die tatsächlichen Umstände anzubieten.
Am Ende des Geschäftsjahres gleicht der Manager das Budget mit den tatsächlich angefallenen Ausgaben und erzielten Einnahmen ab und stellt diese Informationen den Führungskräften und Steuerfachleuten der Organisation zur Verfügung. Der Prozess beginnt dann von neuem, da die kommenden Jahresbudgets geändert werden, um widerzuspiegeln, was im gerade abgelaufenen Jahr passiert ist. In der Zwischenzeit ist der Budgetmanager dafür verantwortlich, Richtlinien und Verfahren für die Berichterstattung von Einnahmen und Ausgaben festzulegen und einen Budgetprozess zu verwalten, der den Best Practices in der Branche entspricht.