Die Berufsbezeichnung „Beschäftigungskoordinator“ wird häufig als Oberbegriff für eine Vielzahl von Rollen im Personalbereich verwendet. Am häufigsten wird es auf Positionen angewendet, in denen der Koordinator für alle Aspekte des Einstellungsprozesses verantwortlich ist, von der Einstellung bis zur Führung der Mitarbeiterakten. Koordinatoren dieser Art arbeiten in der Regel allein in kleinen Unternehmen oder als Mitglieder von Teams in größeren Organisationen.
Eine der wichtigsten Aufgaben eines Beschäftigungskoordinators ist die Rekrutierung. Als solcher ist er häufig an der Planung und Durchführung von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen und Jobmessen beteiligt. Diese Personen können eng mit nahegelegenen Bildungseinrichtungen zusammenarbeiten, um neue Absolventen für Einstiegspositionen zu gewinnen. Es liegt im Allgemeinen auch in der Verantwortung des Koordinators, neue Stellenangebote intern sowie in Zeitungen und Online-Stellensuchseiten zu veröffentlichen.
Neben der Rekrutierung ist ein Beschäftigungskoordinator häufig an allen Aspekten des Einstellungsprozesses beteiligt. Neben der Befragung potenzieller Arbeitnehmer kann ein Koordinator auch für die Überprüfung von Referenzen, die Sicherstellung ordnungsgemäßer Hintergrundüberprüfungen und den Erhalt der Ergebnisse von Drogenscreenings von Kandidaten zuständig sein. Häufig liegt auch das Vergnügen, einem erfolgreichen Bewerber eine Beschäftigung anzubieten, in der Verantwortung des Koordinators. Die Last der Entlassung oder Verweigerung einer Beschäftigung könnte auch auf seinen Schultern liegen.
Die Aufgaben eines Beschäftigungskoordinators enden selten, wenn die Worte „Sie werden eingestellt“ gesprochen werden. Jeder eingestellte Arbeiter verursacht den Bedarf an Papierkram, und der Koordinator ist im Allgemeinen für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieser Akten verantwortlich. In diesen Akten müssen alle steuerlichen Informationen, Arbeitserlaubnisse und Verträge vorhanden sein, sowohl aus organisatorischen Gründen als auch im Falle einer staatlichen Prüfung. Im Allgemeinen ist es die Aufgabe des Koordinators, auch Mitarbeiterinformationen wie Adressen und Telefonnummern aktuell zu halten.
Bei einem so breiten Aufgabenspektrum ist es kein Wunder, dass in den meisten Stellenausschreibungen von Beschäftigungskoordinatoren gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit zum Multitasking als Voraussetzungen für die Einstellung genannt werden. Anpassungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Liebe zum Detail sind ebenfalls wichtige Qualifikationen. Die Rolle des Koordinators ist eine sehr öffentliche Position, daher sind auch gute Menschenkenntnis, eine angenehme Persönlichkeit und ein gewisses Maß an Einfühlungsvermögen erforderlich.
Die Bildungsanforderungen für Beschäftigungskoordinator-Jobs variieren stark zwischen den Positionen. Einige Positionen erfordern mindestens einen Hochschulabschluss, andere einen vierjährigen Abschluss oder Erfahrung im Personalbereich. Bewerber mit einem Associate Degree oder höher in den Bereichen Betriebswirtschaftslehre oder Bürotechnik werden häufig für diese Jobs rekrutiert.