In vielen Gerichtsbarkeiten sind die Anhörungen im Rathaus und im Bauordnungsausschuss für die Öffentlichkeit zugänglich. Ein Stadtschreiber könnte dafür verantwortlich sein, die Tagesordnungen dieser Treffen festzulegen, die Protokolle dieser Ereignisse zu erstellen und sie dann als öffentliche Aufzeichnungen aufzuzeichnen. Er oder sie kann auch für einige Buchhaltungsfunktionen verantwortlich sein, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter für die Gemeinde bearbeiten. In einigen Fällen können Personen, die diese Beamtenstellen innehaben, im Namen ihrer Gemeinde offizielle Verträge unterzeichnen oder Korrespondenz vorbereiten.
Einige Stadträte halten regelmäßig Sitzungen ab, um neue Verordnungen oder Entwicklungsprogramme zu besprechen. Bevor diese Treffen stattfinden, ist der Stadtschreiber in der Regel dafür verantwortlich, Zeit und Ort für diese Veranstaltung zu planen und dann die Medien und die Öffentlichkeit zu informieren. Er oder sie steht bei diesen Treffen zur Verfügung und hilft, Diskussionen zwischen Stadtbeamten und Bürgern vor Ort zu erleichtern. Diese Person macht sich in der Regel schriftliche Notizen dieser Gespräche, um eine rechtliche Aufzeichnung des Verfahrens zu erstellen, die als Protokoll bezeichnet wird. Nach Abschluss der Sitzung wird in der Regel ein formeller Bericht auf der Grundlage dieses Protokolls als Teil der öffentlichen Aufzeichnungen der Stadt eingereicht.
Neben der Moderation von Sitzungen ist der Stadtschreiber in der Regel für die Buchhaltung der Stadt zuständig. Er oder sie könnte dafür verantwortlich sein, Einnahmen aus Steuern oder Sondergenehmigungen zu erfassen und diese Informationen dann der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Der Sachbearbeiter ist in der Regel dafür verantwortlich, im Namen der Stadt Einzahlungen auf ein Bankkonto vorzunehmen und Schecks für Dinge wie Stromrechnungen oder Versicherungsprämien auszustellen. Eine Budgetierung für die Gehaltsabrechnung sowie die Ausgabe von Gehaltsschecks an Stadtarbeiter wie Polizeibeamte oder Feuerwehrleute können ebenfalls erforderlich sein.
Wenn eine Stadtverwaltung einen Vertrag ausführen muss, kümmert sich oft der Stadtschreiber um die Details. Dies könnte die Verantwortung für die Aktualisierung von Versicherungspolicen oder die Vergabe von Straßenreparaturarbeiten an ein Pflasterunternehmen umfassen. Als offizieller Vertreter kann der Protokollführer diese Dokumente oft persönlich unterschreiben und sogar bevollmächtigt sein, sie mit dem amtlichen Stadtsiegel zu versehen.
Ein Stadtschreiber kann manchmal mit Einwohnern in Bezug auf eine Vielzahl von rechtlichen Fragen korrespondieren. Dies kann auf einen Verstoß gegen eine städtische Verordnung, die Nichtzahlung von Steuern oder Probleme mit der Bebauung zurückzuführen sein. Der Standesbeamte kann für die Abfassung dieser Briefe verantwortlich sein und sie den Empfängern aushändigen, wenn es sich um äußerst dringende Anfragen handelt.