Eine Stationssekretärin ist grundsätzlich dafür verantwortlich, den reibungslosen Betrieb einer Schwesternstation in einem Krankenhaus zu gewährleisten, indem sie Aufgaben wahrnimmt, die ihnen von einer examinierten Krankenschwester (RN) oder einem anderen Manager übertragen werden. Stationssekretäre geben Patienteninformationen häufig an das Personal in anderen Krankenhausabteilungen sowie an Patientenbesucher weiter. In den meisten Stationssekretären-Positionen werden Empfangsaufgaben sowie kaufmännische Verwaltungstätigkeiten erwartet.
Viele Stationssekretäre verwenden einen Computer, um aktualisierte Informationen von Ärzten, Krankenschwestern und Mitarbeitern anderer Krankenhausabteilungen in die Patientenakten einzugeben. Während sie normalerweise nicht die Notizen von Ärzten in Berichtsform umschreiben, wie es medizinische Schreibkräfte tun, müssen Stationssekretäre möglicherweise Informationen aus Berichten in andere Dokumente eingeben, wie von einem überwachenden RN angewiesen. Aus diesem Grund wird in den Stellenbeschreibungen der Stationssekretärin häufig ein Verständnis für medizinische Fachterminologie, Pharmakologie und gängige chirurgische Verfahren zum Ausdruck gebracht. Krankenschwestern haben eine Stationssekretärin, die den Papierkram erledigt, um mehr Zeit für den direkten Umgang mit den Patienten zu haben.
Die Pflege aktueller Patientenakten ist ein wichtiger Teil der Arbeit eines Stationssekretärs, da das medizinische Personal bei der Behandlung von Patienten die neuesten und genauesten Informationen auf den Diagrammen und anderen Dokumenten benötigt. Viele Stationssekretäre erhalten eine berufsbegleitende Ausbildung durch leitendes Personal der Pflegestation. Eine leitende Stationssekretärin kann registrierten Krankenschwestern bei der Planung von administrativen und organisatorischen Abläufen für die Schwesternstation behilflich sein.
Das Beantworten von Telefongesprächen und die Beantwortung von E-Mail-Korrespondenz sind weitere übliche Aufgaben des Gemeindesekretariats. Stationssekretäre müssen Krankenhausbesucher oft zu den richtigen Patientenzimmern führen. Er oder sie kann regelmäßig mit den Familienmitgliedern eines Patienten kommunizieren, um über den Zustand der Person auf dem Laufenden zu bleiben. Die Beantwortung von Fragen zum Patienten für ein Familienmitglied, das für den Erhalt von Updates bestimmt ist, ist ein üblicher Bestandteil der meisten Stationssekretariate. Eine Stationssekretärin arbeitet oft direkt am Schreibtisch der Schwesternstation, um Empfangsaufgaben zu übernehmen und Besucher persönlich in die Patientenzimmer zu leiten.
Anstatt in einem Krankenhaus zu arbeiten, können Stationssekretäre auch in anderen medizinischen Umgebungen eingesetzt werden. Zum Beispiel beschäftigen Gesundheits- und Wellnesszentren sowie gemeindebasierte Organisationen oft Gemeindesekretäre. Arztpraxen und begehbare Kliniken können weitere Arbeitsumgebungen für Stationssekretäre sein. Die Aufgaben des Stationssekretariats können von denen in den meisten Krankenhausumgebungen abweichen, aber in der Regel werden der Empfang sowie die Aktualisierung der Patientenakten und des Papierkrams erwartet. In diesen Umgebungen kann es sich bei der Berufsbezeichnung eher um eine medizinische Verwaltungsassistentin als um eine Stationssekretärin handeln.