Die Begriffe Gerichtsschreiber und Stenograph werden oft synonym verwendet, obwohl es tatsächlich mehrere Unterschiede zwischen den beiden gibt. Im Allgemeinen bieten beide Berufe wörtliche Transkriptionsdienste an, um gesprochene Dialoge in schriftliche Rechtsdokumente umzuwandeln. Im Gegensatz zu einem Stenographen führt ein Gerichtsschreiber oft zusätzliche Aufgaben über die Transkription hinaus und findet möglicherweise Arbeit in Umgebungen neben einem Gerichtssaal. Ein weiterer Unterschied zwischen den beiden Jobs besteht darin, dass ein Gerichtsschreiber eine formale Ausbildung sowie eine Lizenzierung oder Zertifizierung erfordert, während dies als Stenograph nicht erforderlich ist.
Die Hauptfunktion sowohl eines Gerichtsschreibers als auch eines Stenographen besteht darin, eine Diskussion, die beispielsweise während einer Sitzung oder Gerichtsverhandlung stattfindet, wörtlich zu transkribieren. Die Transkripte müssen genaue und vollständige Rechtsdokumente sein, die dann dem Gericht oder der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden können. In einigen Fällen wird der Dialog in Echtzeit transkribiert, in anderen mit Audiogeräten aufgenommen und später ausgeschrieben. Um bei der Transkription zu helfen, verwendet man oft eine Stenotypiemaschine, um schnell einen Kurzschriftcode oder eine Stenomaske einzugeben, mit der man in ein Mikrofon sprechen und den Dialog zu Aufnahmezwecken wiederholen kann.
Ein Unterschied zwischen einem Gerichtsschreiber und einem Stenographen besteht darin, dass ein Gerichtsschreiber in der Regel neben der Transkription auch Aufgaben hat. Man kann Untertitel-Übersetzungen für Gehörlose anbieten, Notardienste anbieten oder Verwaltungsaufgaben erledigen. Darüber hinaus muss er möglicherweise Informationen aus den Akten organisieren und recherchieren, Anwälte und Richter unterstützen oder Zeugen Eide ablegen.
Im Gegensatz zu einem Stenographen kann ein Gerichtsschreiber auch außerhalb des Gerichtssaals eine Anstellung finden. Viele von ihnen arbeiten im Einzelfall freiberuflich. Man könnte unter anderem auch für eine Anwaltskanzlei, eine Regierungsbehörde oder einen Fernsehsender arbeiten.
Ein weiterer Unterschied zwischen den beiden ist der Umfang der erforderlichen Schulbildung. Um Gerichtsschreiber zu werden, braucht es in der Regel zwei bis vier Jahre formale Schulbildung, und es gibt viele Schulen und Hochschulen auf der ganzen Welt, die die notwendigen Kurse anbieten. Außerdem erfordert die Gerichtsberichterstattung in der Regel eine regionale Lizenzierung oder Zertifizierung durch das Bestehen einer offiziellen Prüfung.
Auf der anderen Seite braucht es nur etwa sechs Monate Ausbildung, um Stenograph zu werden. Es ist keine Lizenz erforderlich, obwohl es Orte gibt, die eine freiwillige Zertifizierung anbieten. Da dieser Beruf weniger schulpflichtig ist, verdient man meist ein geringeres Gehalt als ein Gerichtsschreiber. Es wird auch seltener als die Gerichtsberichterstattung, da persönliche Assistenten zunehmend in der Lage sind, die Funktionen eines Stenographen zu übernehmen.