Ein Sachbearbeiter unterstützt Vorgesetzte, Manager und Führungskräfte. Er muss in der Regel flexibel sein und seine Zeit einteilen, da die Bedürfnisse dieser Mitarbeiter variieren. Obwohl er in der Regel in einer Büroumgebung arbeitet, kann er seine administrativen Aufgaben auch in einer Produktions-, Industrie- oder Fertigungsumgebung wahrnehmen.
Was einen Verwaltungsangestellten typischerweise von einer Sekretärin unterscheidet, ist, dass seine Arbeit normalerweise mehr darauf ausgerichtet ist, den allgemeinen Betrieb reibungslos zu gestalten, als die täglichen Ereignisse zu verwalten. Er arbeitet auch normalerweise für mehr als eine Person. In den meisten Geschäftsumgebungen verrichtet er seine Arbeit im Allgemeinen mit geringer oder keiner direkten täglichen Aufsicht.
Die Aufgaben eines Sachbearbeiters hängen stark von der Art des Unternehmens ab, in dem er tätig ist. Im Allgemeinen wird von ihm normalerweise erwartet, dass er Besprechungen plant und durchführt, Reisen und Transporte plant und für eine optimale Kommunikation zwischen den Abteilungen sorgt. Wenn die Menschen, für die er arbeitet, über die geschäftlichen Aktivitäten und Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten werden, gilt er normalerweise als erfolgreich.
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sind in der Regel gute Computerkenntnisse erforderlich. Ein Verwaltungsangestellter verwendet häufig verschiedene Softwareprogramme, um Kalender von Führungskräften zu führen, Tabellenkalkulationen zu erstellen und Berichte zu erstellen. Seine Online-Kenntnisse sind in der Regel erforderlich, um im Auftrag seiner Vorgesetzten Recherchen durchzuführen und E-Mail-Kommunikation mit Geschäftspartnern zu pflegen. Möglicherweise muss er auch Textverarbeitungsprogramme verwenden, um Korrespondenz zu schreiben und zu bearbeiten, und Grafiksoftware verwenden, um visuelle Präsentationen zu erstellen.
In einigen größeren Firmen kann es oft erforderlich sein, dass ein Verwaltungsangestellter das Produktivitätsniveau in verschiedenen Abteilungen überwacht und Änderungen zur Verbesserung der Effizienz empfiehlt. Diese Vorschläge können personelle Veränderungen oder die Aufrüstung oder den Austausch wichtiger Büromaschinen oder -geräte umfassen. Eine Person in dieser Position ist auch häufig für die Lagerhaltung von Büromaterial und die Verhandlung von Geschäften mit Lieferanten verantwortlich.
Um in dieser Position erfolgreich zu sein, bedarf es üblicherweise großer organisatorischer und kommunikativer Fähigkeiten. Die Unterstützung mehrerer Manager und Vorgesetzter erfordert ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten. Um alle zufrieden zu stellen, bedarf es im Allgemeinen Diplomatie und Fingerspitzengefühl eines Verwaltungsangestellten.
Für diese Position ist normalerweise ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss erforderlich, obwohl normalerweise ein Associate Degree bevorzugt wird. Einige Unternehmen verlangen einen Bachelor-Abschluss in Geisteswissenschaften oder Kommunikation. Es wird manchmal angenommen, dass der Verwaltungsangestellte umso besser ausgebildet sein muss, je gebildeter die einstellende Führungskraft ist. Erfahrungen als Sekretärin oder Büroassistentin sind für diese Position hilfreich. Hintergrund im Computerbetrieb und Office-Support wird als Vorteil angesehen.