Aufwendungen für uneinbringliche Forderungen sind alle Arten von Aufwendungen, die einem Unternehmen entstehen, wenn es versucht, deutlich überfällige Forderungen einzuziehen. Neben dem Betrag der uneinbringlichen Forderungen selbst werden wahrscheinlich auch Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Inkassoaufwand enthalten sein. Ein Aufwand für uneinbringliche Forderungen kann den Zeit- und Ressourcenaufwand für das Versenden von Mahnungen, die Erhebung von Verzugszinsen auf den ausstehenden Saldo und jede Art von Gebühren beinhalten, die mit dem Versuch verbunden sind, die uneinbringlichen Forderungen durch ein Gericht einzuziehen.
Viele Unternehmen erkennen das Potenzial, dass ein Teil der Forderungen nicht eingezogen wird. Aus diesem Grund ist es für ein Unternehmen nicht ungewöhnlich, einen Abschnitt oder eine Position in die Buchhaltung aufzunehmen, die als Wertberichtigung für zweifelhafte Konten bekannt ist. Häufig wird dieser Saldo als Prozentsatz der gesamten ausstehenden Forderungen für den genannten Zeitraum berechnet. Einige Unternehmen ordnen bestimmte Kundenkonten in diese Kategorie ein, basierend auf langsamen Zahlungsverläufen oder Nachrichten in der Geschäftswelt über drohende finanzielle Probleme für den Kunden. Die Berücksichtigung von Aufwendungen für uneinbringliche Forderungen trägt dazu bei, das Risiko zu minimieren, dass das Unternehmen möglicherweise in eine Cashflow-Krise gerät und seine eigenen Verbindlichkeiten nicht rechtzeitig erfüllen kann.
Die Nachverfolgung uneinbringlicher Forderungen ist aus mehreren Gründen wichtig. Erstens ermöglicht der Prozess dem Unternehmen zu identifizieren, welcher Teil seiner Ressourcen für Inkassobemühungen verwendet wird. Dazu gehören der Personalaufwand, die Verwaltungskosten und die Kosten für die Auslagerung von Inkassobemühungen. Wenn ein Unternehmen feststellt, dass es übermäßig viel Geld ausgibt, um eine uneinbringliche Forderung einzutreiben, ist es offensichtlich, dass die Verfahren zur Qualifizierung der Kreditwürdigkeit von Neukunden geändert werden müssen sowie die Kreditwürdigkeit von bestehenden Kundenkreis.
Ein weiterer Grund, die Ausgaben für uneinbringliche Forderungen zu verfolgen, hat mit Steuererleichterungen zu tun. In einigen Ländern gestatten die Bundessteuerbehörden Unternehmen, einen Abzug für alle uneinbringlichen Forderungen geltend zu machen, die innerhalb eines bestimmten Steuerzeitraums entstehen. Diese Steuervergünstigung erfolgt normalerweise in Form eines Prozentsatzes der uneinbringlichen Forderungen oder eines zulässigen Höchstbetrags, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist. Abhängig von den Umständen kann der Betrag ausreichen, um die Gesamtsteuerbelastung des Unternehmens zu reduzieren, eine Maßnahme, die dazu beiträgt, einen größeren Teil des Verlustes auszugleichen, der dem Unternehmen durch die uneinbringlichen Forderungen entstanden ist.
Unternehmen deklarieren in der Regel überfällige Guthaben auf Kundenkonten nur langsam als uneinbringliche Forderungen. Ziel ist es, mit Kunden mit Cashflow-Problemen zusammenzuarbeiten und Zahlungsvereinbarungen zu treffen, die letztendlich zur vollständigen Begleichung der Konten führen. Wenn alle angemessenen Bemühungen zur Verwaltung dieses Prozesses fehlgeschlagen sind, können der ursprüngliche Saldo, alle auf diesen Saldo angewendeten Strafen und Zinsen sowie alle identifizierbaren Kosten im Zusammenhang mit den Inkassobemühungen als Aufwendungen für uneinbringliche Forderungen gezählt werden.