Ein Kündigungsschreiben ist ein Schreiben, das die Absicht eines Mitarbeiters zum Ausdruck bringt, aus einem Unternehmen auszuscheiden. Es wird von einem Mitarbeiter einem Vorgesetzten oder Chef zugestellt und kann per Post, E-Mail, Interoffice-Memo oder per Hand zugestellt werden. Das Schreiben enthält in der Regel die Einzelheiten des Austritts, einschließlich der Austrittsgründe und des Austrittsdatums. Es wird oft als Kündigungsschreiben oder Kündigung des Arbeitsverhältnisses bezeichnet.
Das Kündigungsschreiben wird wie ein typischer Geschäftsbrief geschrieben und enthält einen Namen, eine Postanschrift, einen Ort, ein Bundesland, eine Postleitzahl, eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse. Darauf folgen in der Regel ein Datum und dann die Angaben des Anschreibenden, darunter Name, Berufsbezeichnung, Firma und Anschrift der Firma. Der Brief wird dann wie ein typischer Geschäftsbrief adressiert, in der Regel mit einem Sehr geehrter Herr oder Sehr geehrter Frau. Er kann dann mit einer Absichtserklärung beginnen, wie zum Beispiel: „Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass ich hiermit meine Kündigung einreiche.“
Der Text des Austrittsschreibens sollte das Datum des wirksamen Austritts enthalten. Normalerweise wird das Schreiben mindestens zwei Wochen vorher zugestellt, um dem Arbeitgeber Zeit zu geben, die neu frei werdende Stelle zu besetzen, obwohl einige Unternehmen andere Richtlinien haben und einen Mitarbeiter möglicherweise sofort entlassen. Der Brief erläutert dann ausführlich die Gründe für den Austritt. Diese Gründe können von neuen Möglichkeiten bei verschiedenen Arbeitgebern reichen; eine andere Richtung für den Mitarbeiter in seiner Karriere; begrenzte Möglichkeiten; begrenzte Gehaltserhöhungen; oder persönliche Kündigungsgründe, wie eine Schwangerschaft oder ein familiärer Notfall.
Das Schreiben sollte auch die positiven Aspekte des zu verlassenden Arbeitsplatzes enthalten. Negative Äußerungen sollten unbedingt vermieden werden, da viele Unternehmen ein Kündigungsschreiben archivieren. Es kann in einer Personalakte verwendet werden und kann an zukünftige Arbeitgeber weitergegeben werden, die sich an einen früheren Arbeitsplatz wenden, oder zur Neubewertung für eine Wiedereinstellung. Das Schreiben soll lediglich als fachliche Begründung für das Ausscheiden aus einem Unternehmen dienen und darf keine persönlichen Angriffe enthalten. Wenn die Arbeitserfahrung negativ war, könnte dies umrissen werden, jedoch auf höfliche und professionelle Weise.
In der Regel als normaler Geschäftsbrief mit Unterschrift, Unterschrift und aufgedrucktem Namen abgeschlossen, kann das Kündigungsschreiben ein „Viel Glück“ oder eine Aussage über eine positive Erfahrung im Unternehmen enthalten. Sie können in Ihrem Kündigungsschreiben die Tür für eine zukünftige Anstellung offen lassen oder dem Unternehmen anbieten, beim Vorstellungsgespräch oder bei der Besetzung Ihrer frei gewordenen Stelle zu helfen.