Unternehmen entscheiden sich oft dafür, Transkriptionsdienste zu nutzen, um schriftliche Transkripte wichtiger Meetings zu erstellen. Es gibt mehrere Faktoren, die sich auf die Kosten für die Nutzung dieser Art von Diensten auswirken können, darunter die Länge des Meetings, das für das Transkript erforderliche Format und der Zeitrahmen, in dem das Transkript fertiggestellt und eingereicht werden muss. Da die Transkriptionspreise von Anbieter zu Anbieter etwas variieren, ist es oft eine gute Idee, Angebote von mehreren verschiedenen Diensten einzuholen und die Auswahl an Optionen und Zahlungsbedingungen zu vergleichen, bevor Sie sich für einen einzigen Anbieter entscheiden.
Eine der ersten Überlegungen bei den Transkriptionspreisen ist die Dauer des Meetings selbst. Für diese Art von Dienstleistungen werden verschiedene Tarifstrukturen verwendet. Einige Anbieter verwenden ein Format, das eine Flatrate pro Minute basierend auf der tatsächlichen Dauer des Meetings verlangt, während andere für die ersten 30 Minuten bis zu einer Stunde einen Festpreis berechnen und dann für die verbleibende Zeit eine andere Tarifstruktur anwenden. Dies bedeutet, dass Kunden sich die Zeit nehmen sollten, die ungefähren Kosten basierend auf der Länge des Meetings selbst zu berechnen, wobei die vom Transkriptionisten bereitgestellte Formel verwendet wird.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei den Transkriptionspreisen ist das Format, in dem das Transkript geliefert wird. Heutzutage ist es nicht ungewöhnlich, dass eine elektronische Kopie erstellt wird, bei der eine von mehreren verschiedenen Optionen in Bezug auf das Textverarbeitungsformat verwendet wird. Das Dokument kann einfach per E-Mail an den Kunden gesendet oder auf eine sichere Site hochgeladen werden, wo der Kunde das Transkript problemlos abrufen kann. Zusätzliche Gebühren können anfallen, wenn der Kunde verlangt, dass das fertige Transkript auf eine CD-R geladen und eine oder mehrere Kopien per Post an verschiedene Kontakte innerhalb der Organisation des Kunden gesendet werden. In der Regel fallen für jede der zu diesem Zweck hergestellten CDRs Gebühren für die Vorbereitung, den Versand und die Handhabung an.
Andere Probleme können sich ebenfalls auf die Transkriptionspreise auswirken. Die Anforderung einer vorrangigen Verarbeitung des Transkripts, bei der ein Kunde möchte, dass das Transkript abgeschlossen und in einem kürzeren Zeitraum zurückgegeben wird, wird wahrscheinlich eine zusätzliche Gebühr erheben. Ungewöhnliche Schwierigkeiten, die den Transkriptionsprozess behindern, wie z. B. eine schlechte Tonaufzeichnung der Sitzung, können auch die Bemessung zusätzlicher Gebühren nach sich ziehen. Die meisten Dienstanbieter enthalten eine Liste mit zusätzlichen Transkriptionspreisen für verschiedene Dienste und Anfragen, die nicht in den Grundpreisen für den Job enthalten sind. Die Überprüfung dieser zusätzlichen Kosten und die Berücksichtigung dieser zusätzlichen Kosten wird es viel einfacher machen, die Gesamtkosten der Nutzung verschiedener Dienste zu vergleichen und dem Kunden die Wahl des kostengünstigsten zu ermöglichen.