Der Begriff E-Administration bezieht sich auf die Methode zur Automatisierung wichtiger Verwaltungsfunktionen unter Verwendung elektronischer und computergestützter Technologien. Das Hauptziel der elektronischen Verwaltung besteht darin, durch die Umwandlung wichtiger Dokumente und Dateien in elektronische Dateien Papier- und Platzverschwendung einzusparen. Diese Strategie ist in vielen Branchen beliebt geworden, in denen umfangreicher Papierkram ein wichtiger Teil der Geschäftsabwicklung ist, wie z. B. Gesundheits-, Rechts-, Wissenschafts- und Regierungsbehörden. Auch private Unternehmen haben die elektronische Verwaltung eingeführt, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
In Unternehmen, die E-Administration verwenden, gehen weniger Papiere verloren oder werden von Unbefugten falsch behandelt. Dateien werden elektronisch abgerufen, sodass ein elektronischer Code zurückbleibt, um zu verfolgen, wer auf die Dokumente zugegriffen hat. Dieses System kann in einem Unternehmen Sicherheit bieten, indem es beschränkt, wer bestimmte Dateien einsehen kann, und eine Freigabe für alle anderen erfordert, die auf bestimmte Datensätze zugreifen müssen. Dies ist besonders in Branchen wichtig, in denen die Vertraulichkeit von Patienten oder Kunden wichtig ist.
E-Administration wird auch in der Geschäftswelt zu einer gängigen Praxis, da immer mehr Fachleute E-Mail, Textverarbeitung und soziale Netzwerke verwenden. Diese elektronischen Kommunikationsmethoden ermöglichen es Menschen, Informationen, Dokumente und Aufzeichnungen nahtlos über das Internet auszutauschen, anstatt auf herkömmliche Post- und Kurierdienste zu warten. Durch automatisierte Büropraktiken werden Nachrichten blitzschnell übermittelt, was Prozesse deutlich effizienter macht. Die E-Administration macht das Drucken, Versenden, Ablegen und Zustellen von Papierdokumenten überflüssig.
Verbraucher profitieren von der elektronischen Verwaltung, da sie die Art und Weise beeinflusst, wie sie einkaufen, Waren kaufen und verkaufen oder auf Daten zugreifen. Privatpersonen können über das Internet durch elektronische Prozesse Unterstützung von Behörden und Finanzinstituten erhalten, anstatt zu Bürogebäuden gezwungen zu werden. Bürger können Steuern zahlen, Ersatzausweise erhalten und Adressänderungen elektronisch per Telefon oder Computer vornehmen. Auf die gleiche Weise können Verbraucher nach Bedarf suchen und Informationen anfordern oder Einkäufe tätigen.
In einigen Branchen ist die E-Administration erforderlich. Als Teil des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) von 1996 verlangte der Kongress der Vereinigten Staaten, dass alle Gesundheitseinrichtungen Patientenakten in einem sicheren elektronischen System speichern. Dies hat anderen Branchen den Weg geebnet, ähnliche Maßnahmen zu entwickeln. Dies hat die Art und Weise, wie viele Unternehmen mit Datensätzen umgehen, verändert und wird wahrscheinlich in Zukunft für alle Unternehmen eine Anforderung sein.