Angebote sind Geschäftsdokumente, die normalerweise für einen von zwei Zwecken verwendet werden. Oft wird ein Angebot als Reaktion auf eine Anfrage eines potenziellen Kunden erstellt. Zu anderen Zeiten wird das Dokument erstellt, um eine Geschäftsidee jemandem zu präsentieren, der in der Lage ist, eine Finanzierung oder andere Unterstützung anzubieten. In beiden Fällen gibt es einen Kernsatz von Vorschlagsrichtlinien, die immer die Chancen erhöhen, eine positive Antwort auf das Dokument zu erhalten.
Wenn ein potenzieller Kunde einen formellen Request For Proposal oder RFP ausgestellt hat, ist ein Großteil der Arbeit bereits im Voraus erledigt. Die RFP teilt Ihnen mit, welche Daten in das Angebot aufgenommen werden müssen, bevor es berücksichtigt wird. In vielen Fällen bestimmt die Ausschreibung auch, wie diese Daten präsentiert und angeordnet werden. Die Verwendung des Textes und der Begriffe im RFP wird es viel einfacher machen, eine Angebotsvorlage zu entwerfen, die den Empfänger beeindrucken und Ihre Chancen auf das Geschäft erhöhen wird.
Vorschlagsrichtlinien schreiben auch vor, dass Sie den Text Ihres Vorschlags klar und präzise halten. Sie möchten die wichtigsten Vorschlagsideen so direkt wie möglich vermitteln. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit minimiert, dass jemand, der das fertige Angebotsformat liest, auf halbem Weg das Interesse verliert und zu dem von Ihrem Wettbewerb eingereichten Angebot übergeht. Vermeiden Sie die Verwendung von Slang- oder Fachbegriffen, es sei denn, die in der Ausschreibung enthaltenen Angebotsrichtlinien lassen solche Formulierungen ausdrücklich zu.
Neben der Klarheit sind die richtige Rechtschreibung und Zeichensetzung äußerst wichtig für den Erfolg des Vorschlags. Viel zu oft wird ein ansonsten genialer Vorschlag verworfen, einfach weil die Fehler im Text die Lesbarkeit erschweren. Vorschlagsrichtlinien verlangen, dass das Dokument vor der Einreichung des Vorschlags gründlich auf jegliche Art von Rechtschreib- oder Zeichensetzungsfehlern überprüft wird.
Wenn die Ausschreibung keine Elemente wie die Verwendung von visuellen Elementen oder die Aufnahme einer Titelseite vorsieht, verlangen die allgemeinen Richtlinien für Vorschläge, dass diese Art von Extras in das fertige Dokument aufgenommen werden. Cliparts, Logos, Tabellen und andere Bilder helfen dabei, das nüchterne Aussehen des Textes aufzubrechen und sorgen für eine Erfrischung für das Auge beim Lesen des Dokuments. Verwenden Sie jedoch mit Bedacht visuelle Elemente. Wenn Sie sie ohne ersichtlichen Grund einfügen, wird die Wirksamkeit Ihres Vorschlags tatsächlich beeinträchtigt, da sich andere fragen werden, was Sie hinter all dieser übermäßigen Schaufensterdekoration verbergen wollen.
Die Befolgung der grundlegenden Vorschlagsrichtlinien wird das Potenzial Ihres fertigen Dokuments erheblich verbessern, um das beabsichtigte Ziel zu erreichen. Wenn Ihnen keine formelle Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vorliegt und Sie keine Ahnung haben, wo Sie anfangen sollen, verwenden Sie Mustervorschläge, um einige allgemeine Ideen für das weitere Vorgehen zu erhalten. Mit ein wenig Übung werden Sie bald in der Lage sein, einen genauen, lesbaren und gut organisierten Vorschlag zu erstellen, der Ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit dabei hilft, das gewünschte Geschäft oder die gesuchte Unterstützung zu gewinnen.