Managed Print Services bezeichnet das Outsourcing des Dokumentendrucks oder das Outsourcing von Dokumentendruckmaschinen. Dies kann auf verschiedene Weise eingerichtet werden, einschließlich Druck außerhalb des Standorts, eines zentralen Druckbereichs vor Ort, mehrerer dezentraler Bereiche vor Ort oder einer Kombination der beiden letzten. Zu den Vorteilen von Managed Print Services gehören die Reduzierung des Personalaufwands und die Senkung der Kosten.
Wenn man an Managed Print Services denkt, denkt man zuerst an Kopierer und Drucker, da diese Tools am häufigsten zum Erstellen gedruckter Dokumente verwendet werden. Abhängig von der Größe des Unternehmens sind möglicherweise ein oder mehrere Drucker erforderlich, und diese Einheiten müssen möglicherweise in Farbe oder Schwarzweiß drucken. Das gleiche gilt für Kopierer. In einigen Fällen können Zweizweckgeräte oder sogar Mehrzweckgeräte mit Optionen wie Scannen oder Faxen die beste Wahl für ein Unternehmen sein.
Der Kauf dieser Maschinen kann sehr teuer sein. Einige Unternehmen finden es kostengünstiger, die benötigten Druckmaschinen zu leasen. Mehrere Unternehmen bieten diese Art von Service zu unterschiedlichen Preisen an.
Unabhängig davon, ob das Unternehmen die Geräte besitzt oder mietet, müssen Kopierer und Drucker nach wie vor regelmäßig gewartet werden, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, und benötigen möglicherweise auch einen Notdienst bei bestimmten Ausfällen oder Vorfällen. Viele der gleichen Unternehmen, die Leasingverträge anbieten, bieten auch diese Art von Dienstleistungen auf der Grundlage eines Jahres- oder Mehrjahresvertrags an. Solche Verträge können die Lieferung einer bestimmten Anzahl von Tonerkartuschen pro Zeitraum umfassen und werden wahrscheinlich eine bestimmte Anzahl von Zwischenrufen sowie regelmäßig geplante Servicetermine umfassen.
Die Nutzung solcher Dienste dient mehreren Zwecken. Servicekosten im Rahmen eines Vertrages werden in der Regel deutlich von den Tarifen reduziert, die für einen einzelnen Anruf außerhalb eines Vertrages berechnet werden. Die meisten Managed Print Services-Verträge geben ein Zeitfenster an, innerhalb dessen die Serviceantwort erfolgen muss. Dies trägt dazu bei, die Ausfallzeiten der Geräte zu reduzieren. Die Bereitschaft eines Serviceunternehmens verhindert auch, dass Mitarbeiter, die mit der Ausrüstung nicht vertraut sind, versuchen müssen, sie wieder in Betrieb zu nehmen.
In größeren Unternehmen können Managed Print Services einen zentralen Druckbereich vor Ort oder außerhalb bedeuten. Dies können mehrere Kopierer oder Drucker sein, die von einem dedizierten Personal bedient werden. Solche Zentren könnten auch zusätzliche Dienstleistungen wie Großformatdruck, Buchbinderei und Beschnitt anbieten. Meistens ist diese Art von Zentrum für größere Aufträge gedacht und wird in Verbindung mit einer Reihe von Druckern oder Kopierern betrieben, die im gesamten Gebäude für kleine Aufträge verfügbar sind.