Online-Bestandsmanagement bezieht sich auf die systematische Verwendung von webbasierter Software, um aktuelle Informationen für die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens zu pflegen. Viele Organisationen haben zu diesem Zweck traditionell installierte Softwareanwendungen verwendet. Der Trend geht jedoch in Richtung webbasierter Anwendungen. Ein Online-Bestandsverwaltungssystem wird verwendet, um die bestehende Anzahl von Produkten, ausgehende Bestellungen, den Status der Lieferungen, die Anzahl der letzten Verkäufe jedes Produkts und die Produkte, die möglicherweise über- oder unterbestanden sind, zu verfolgen. Je nach Branche kann eine Bestandsverwaltungssoftware auch zum Erstellen von Rechnungen, Kaufbelegen und Arbeitsaufträgen verwendet werden.
Viele Geschäftsinhaber finden den Einsatz von Online-Inventarverfolgungssystemen aus mehreren Gründen vorteilhaft. Die Verwendung eines Online-Portals ermöglicht einen einfacheren Mitarbeiterzugriff, wenn Produkte über einen großen geografischen Bereich mit mehreren Stopps zwischen Lagern und Einzelhandelsstandorten verfolgt werden. Solange jeder Standort über einen Internetzugang verfügt, können die Mitarbeiter des Unternehmens auf aktualisierte Informationen zu jeder Produktbestellung zugreifen, während diese unterwegs ist. Darüber hinaus können die Kosten für die Installation von Software an mehreren Standorten für kleinere Unternehmen unerschwinglich sein. Online-Systeme eliminieren diesen zusätzlichen Aufwand.
Der Benutzerzugriff auf webbasierte Systeme kann dazu beitragen, den Bestandskontrollprozess zu beschleunigen. Die Online-Bestandsverwaltung ermöglicht es Mitarbeitern, die an verschiedenen Standorten in einem Land oder sogar auf der ganzen Welt stationiert sind, Aufgaben wie die Verfolgung von Bestellungen und die Überwachung der Produktfüllstände durchzuführen. Die Möglichkeit, diese Aufgaben sofort von jedem Ort aus auszuführen, spart Unternehmen im Vergleich zu manuellen Tracking-Systemen jedes Jahr erhebliche Mengen an Zeit und Ressourcen.
Neben der Online-Speicherung von Inventarinformationen gibt es unter Softwareentwicklern eine Bewegung, die Lernkurve mit neueren Marken von Online-Inventarverwaltungssoftware zu verkürzen. Viele Managementteams haben festgestellt, dass einige dieser Softwarepakete sowohl zeitaufwändig als auch kostspielig sind, wenn ein neuer Mitarbeiter in der Verwendung geschult werden muss. Eines der am häufigsten nachgefragten Kriterien für ein Online-Warenwirtschaftssystem ist die Möglichkeit für den Benutzer, intuitiv Diagramme und Berichte zu erstellen, die die erforderlichen Informationen enthalten und gleichzeitig einfach verständlich sind.
Im Vergleich zu herkömmlicher Desktop-Software kann die Möglichkeit, ein Online-System zu verwenden, für vielbeschäftigte Fachleute mehr Flexibilität schaffen. Genau wie beim Zugriff auf einen Webbrowser können Manager jederzeit auf aktuelle Informationen zu Lagerbeständen und Verkäufen zugreifen, auch von unterwegs. Die zunehmende Nutzung von Smartphones hat auch zu einer steigenden Nachfrage nach mobilen Versionen von webbasierten Warenwirtschaftsanwendungen geführt.