Telekonferenzsoftware ist ein Computerprogramm, das es mehreren Personen an verschiedenen Orten ermöglicht, über ein Telekommunikationssystem miteinander zu hören und zu sprechen. Diese Art von Software wird typischerweise im internationalen Geschäft verwendet, kann aber auch in Organisationen mit Niederlassungen in verschiedenen Teilen eines Landes verwendet werden. Es gibt drei Arten von Telekonferenz-Software: Audio, Video und Multimedia.
Der Hauptzweck von Telekonferenz-Software besteht darin, die Kommunikationsbarrieren zu beseitigen, die durch die physische Distanz entstehen. Mehrere Personen an verschiedenen Standorten können an demselben Anruf teilnehmen. Die Software ist für große Unternehmen sehr kostengünstig und spart wertvolle Zeit bei gleichzeitiger Verbesserung der Kommunikation.
Am weitesten verbreitet sind reine Audio-Telefonkonferenzen. Bei Verwendung eines internen Softwareprogramms greifen alle Gesprächsteilnehmer auf die Software zu, indem sie eine interne Nummer wählen. Das Programm verwaltet alle verschiedenen Benutzer und stellt die Verbindung zur richtigen Konferenz durch die Verwendung einer Anrufidentifikationsnummer sicher. Bei Verwendung eines Dienstanbieters wählen Anrufteilnehmer normalerweise eine 1-800-Nummer und geben eine Konferenz-ID-Nummer ein, um an dem Anruf teilzunehmen. Der Hauptunterschied liegt in den Kosten.
Video-Telekonferenzen haben dieselben Funktionen wie reine Audio-Telekonferenzen, aber es wird eine visuelle Komponente hinzugefügt. Diese Methode wird in Situationen verwendet, in denen es von Vorteil ist, die anderen Teilnehmer zu sehen. Jeder muss über eine Webkamera oder ein ähnliches Gerät verfügen, um als Videoquelle zu fungieren. Die Teilnehmer können normalerweise den Bildschirm ändern, um alle gleichzeitig oder nur die sprechende Person anzuzeigen.
Multimedia-Telekonferenz-Software fügt dem Erlebnis Computersoftware-Funktionalität hinzu. Anrufteilnehmer können auf eine bestimmte Internet Protocol (IP)-Adresse zugreifen und den anderen Teilnehmern ermöglichen, in Echtzeit genau zu sehen, was auf dem Computerbildschirm angezeigt wird. Dies ist ein hervorragendes Werkzeug, um Softwarefunktionen zu zeigen, Informationen auszutauschen oder eine bestimmte Funktion zu demonstrieren.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Telefonkonferenzsoftware zu verwalten: intern oder über einen Dienstanbieter. Sehr große Unternehmen mit einem Netzwerk von Zweigstellen finden es möglicherweise kostengünstiger, Telefonkonferenz-Software intern zu implementieren und zu unterstützen. Viele dieser Unternehmen haben bereits in ein Telekommunikations-Softwarepaket investiert, um alle ihre Telefon- und Faxleitungen zu verwalten. In vielen Fällen ist Telekonferenz ein zusätzliches Modul derselben Software.
Ein externer Dienstanbieter bietet entweder über einen Jahresvertrag oder eine Gebühr pro Nutzung Zugang zu Telekonferenz-Software. Die Liste der bereitgestellten Funktionen umfasst in der Regel alles von einem einfachen Telefonanruf bis hin zu internetbasierten Telefonkonferenzen für eine große Anzahl von Personen. Die Kosten für diesen Dienst sind normalerweise an die Anzahl der gleichzeitigen Teilnehmer gebunden, und dies stellt die Ressourcenauslastung dar.