Ersatzteilmanagement ist die Wartung wichtiger Ersatzteile an strategischen Standorten, damit sie bei Bedarf verfügbar sind. Entscheidungen darüber, welche Teile auf Lager gehalten und wo sie aufbewahrt werden sollen, erfordern eine sorgfältige Bewertung des aktuellen und zukünftigen Bedarfs. In einigen Fällen kann es kostengünstiger sein, ein Teil zu bestellen, wenn es benötigt wird, während es in anderen Fällen erforderlich ist, ein Ersatzteil vorrätig zu halten, um Ausfallzeiten im Falle von Schäden oder Problemen zu vermeiden.
Ein wichtiger Aspekt des Ersatzteilmanagements ist eine gute Bestandskontrolle. Eine Einrichtung, die Ersatzteile vorhält, benötigt einen gut organisierten Lagerbereich mit einer detaillierten und genauen Bestandsaufnahme der vorhandenen Teile. Da das Personal Ersatzteile verwendet, muss es seine Aktivitäten protokollieren. Dies ermöglicht es einem Bestandsprüfer, bei Bedarf Teile nachzubestellen oder ein Gerät zu bewerten, wenn es weiterhin ausfällt und Reparaturdienste erfordert.
Das Personal, das Entscheidungen darüber trifft, welche Teile vorrätig sind, kann eine Reihe von Faktoren abwägen. Ein Aspekt des Ersatzteilmanagements ist die Teileverfügbarkeit. Wenn ein Unternehmen weiß, dass es ein Teil immer innerhalb von vier Stunden bekommen kann, zum Beispiel weil ein Händler sich verpflichtet, es auf Lager zu halten, gibt es keinen Grund, es mit anderen Ersatzteilen zu warten. Bei Bedenken hinsichtlich der Lieferzeit oder ungewöhnlicher Teile, die möglicherweise nicht verfügbar sind, wenn das Unternehmen sie benötigt, ist es notwendig, ein Ersatzteil vorzuhalten. Auch wenn Ausfallzeiten extrem teuer werden, benötigt das Unternehmen ein Ersatzteil. Einige Teile können bei der Lagerung verfallen oder beschädigt werden und sollten nicht auf Lager gehalten werden, es sei denn, das Unternehmen weiß, dass es sie verwenden wird.
Kundenzufriedenheit ist ein wesentlicher Bestandteil des Ersatzteilmanagements. Unternehmen müssen feststellen, ob die Lagerhaltung eines Teils Vorteile in Form von kürzeren Durchlaufzeiten und einem geringeren Risiko von Ausfallzeiten bietet, wodurch die Kosten für Lagerung, Bestandskontrollen usw. vertretbar wären. Für einige Unternehmen haben Ersatzteile möglicherweise keinen wesentlichen Einfluss auf die Kundenzufriedenheit, und es ist kostengünstiger, bei Bedarf Ersatzgeräte zu bestellen.
Ersatzteilmanagement betrifft nicht nur Fabriken und Großunternehmen. Es kann auch auf Haushaltsebene auftreten. Viele Haushalte halten Dinge wie Glühbirnen, Schrauben, Unterlegscheiben und andere Grundbedarfsartikel bereit, um schnelle Reparaturen durchzuführen, wenn etwas kaputt geht. Diese Ersatzteile nehmen Platz ein, können aber sehr praktisch sein.