Das Forderungsmanagement ist eine Aufgabe, der sich fast jedes Unternehmen stellen muss, um seine Interessen zu schützen und ein lebensfähiges Geschäft zu bleiben. Verbindlichkeiten dieser Art umfassen alle Verpflichtungen von Kunden, die voraussichtlich uneinbringlich bleiben und letztendlich als Verlust abgeschrieben werden. Um uneinbringliche Forderungen auf ein Minimum zu reduzieren und das Unternehmen vor Ausfällen von Kunden zu schützen, ist es wichtig, die Kunden zu qualifizieren, bevor sie mit ihnen Geschäfte machen, eine aggressive Inkassostrategie zu verfolgen und auch eine Art finanzieller Reserven zu schaffen die letztlich uneinbringliche Schulden ausgleichen kann.
Eine der besten Möglichkeiten, eine Strategie für das Management uneinbringlicher Forderungen zu strukturieren, besteht darin, die Kreditwürdigkeit der Kunden zu prüfen, bevor ihnen Kreditprivilegien gewährt werden. Durch die Prüfung der Finanzlage eines potenziellen Kunden kann das Unternehmen feststellen, ob der Kunde die grundlegenden Kriterien erfüllt, die für die Verlängerung einer Kreditlinie erforderlich sind, oder ob der potenzielle Kunde wahrscheinlich monatliche Rechnungen in einem angemessenen Zeitraum bezahlen wird. Wenn es Anzeichen dafür gibt, dass der Kunde mit größerer Wahrscheinlichkeit ausfällt, kann das Unternehmen entweder verlangen, dass Waren und Dienstleistungen bei Lieferung bezahlt werden, oder die Kreditsumme für diesen Kunden begrenzen.
Neben dem Aufbau von Qualifikationen im Frontend erfordert das Forderungsmanagement auch die Schaffung und Aufrechterhaltung eines tragfähigen Inkassoprozesses. Hier sollen konkrete Schritte eingeleitet werden, die mit zunehmendem Alter der Schuldverschreibungen eingeleitet werden. In der Regel umfasst dies Mahnschreiben, wenn die Schuld die 30-, 60- und 90-Tage-Marke überschritten hat, wobei die telefonischen Kontakte beginnen, wenn die Schuld etwa 45 Tage alt ist. Für den Fall, dass die Inkassobemühungen im eigenen Haus nicht erfolgreich sind, ist die Übergabe der Forderung an ein Inkassobüro normalerweise der nächste Schritt, die uneinbringliche Forderung abzuschreiben. Sollte das Inkassounternehmen die ausstehende Forderung eintreiben, kann diese jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt wieder in die Buchhaltung des Unternehmens eingetragen werden.
Es wird Situationen geben, in denen der Prozess des Forderungsmanagements Schulden beinhaltet, die nie beglichen werden, wie zum Beispiel im Falle einer Insolvenz eines Schuldners. Hier muss die Forderung als Betriebsabschreibung genommen werden, um jegliche Art von Steuervorteil aus dem Verlust geltend zu machen. In vielen Fällen erstellen Unternehmen ein Sonderkonto, das als Forderungsausfallkonto oder Polsterkonto bekannt ist und hilft, einen Teil dieses Verlustes auszugleichen. Polsterkonten werden aus Überschüssen finanziert und stellen normalerweise einen Prozentsatz aller kurzfristigen Forderungen dar, die die 90-Tage-Marke überschreiten. Mit diesem Fonds zur Verwaltung uneinbringlicher Forderungen verfügt das Unternehmen über Reserven, die helfen, Schulden auszugleichen, wenn alle Inkassobemühungen fehlgeschlagen sind und es keine wirkliche Chance gibt, die Forderung jemals vom Kunden einzuziehen.