In vielerlei Hinsicht ist das Schreiben eines Angebotsschreibens wie jede andere Art von Geschäftsschreiben. Ein klares, prägnantes und genaues Schreiben ist für jedes Geschäftsdokument wichtig. Geschäftsvorschläge erfordern jedoch spezifische Komponenten, wie z. B. das Bewerbungsanschreiben. Das Angebotsschreiben dient, ähnlich wie ein Lebenslauf-Anschreiben, als höfliche Einführung in ein bestimmtes Angebot. Die Verwendung einer aktiven Stimme, die Einhaltung der akzeptierten Etikette für das Schreiben im Geschäftsleben und die Wertschätzung für die begrenzte Zeit des Lesers sind für eine erfolgreiche Antwort von größter Bedeutung.
Wenn große Organisationen Anfragen für mehrere Projekte stellen, dient das Bewerbungsanschreiben häufig dazu, den Leser zu informieren, auf welche Angebotsanfrage (RFP) das Dokument reagiert. Wenn kein Verhältnis zwischen Fachleuten oder Unternehmen besteht, dient ein Angebotsschreiben sowohl als Einführung als auch als Gelegenheit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Wenn bereits eine Beziehung besteht, kann das Anschreiben als Gelegenheit dienen, Komplimente zu machen, Wertschätzung auszudrücken oder den anhaltenden guten Willen zwischen beiden Parteien zu erweitern.
Unabhängig davon, ob zwischen den Parteien eine Beziehung besteht oder nicht, sollte jedes Angebotsschreiben der angemessenen Geschäftsetikette folgen. Das Dokument sollte beispielsweise mit richtigen Überschriften, sauberen Rändern und Standardschriftart oder -schriftart formatiert sein. Es wird erwartet, dass der Brief an den richtigen Ansprechpartner adressiert und eine professionelle Begrüßung verwendet wird, die für die Kultur des Kunden akzeptabel ist. Falsche Kontaktdaten oder eine zu formlose Begrüßung können darüber entscheiden, ob ein Bewerbungsschreiben gelesen oder verworfen wird.
Neben der richtigen Etikette ist auch der Ton eines Vorschlagsschreibens wichtig. Formale, aber personalisierte Ansätze funktionieren normalerweise am besten in westlichen Kulturen, wobei einige Geschäftsbeziehungen einen informellen Ton zulassen. Östliche Kulturen bevorzugen typischerweise, wenn auch nicht immer, einen formellen, professionellen Ansatz. Sollten Zweifel am richtigen Ton bestehen, ist eine formelle und professionelle Vorgehensweise am besten.
Während kein Vorschlagsschreiben die Annahme garantiert, verbessern die Verwendung von aktiver Stimme und prägnantem Schreiben die Chancen. Verwenden Sie keine zwei oder drei Wörter, wenn eines ausreicht. Kurze, einfache Sätze sind besser als lange, komplexe Absätze. Aktive Stimme stellt Klarheit und Selbstvertrauen dar. Vermeiden Sie also Verben, die in Ihrem Schreiben „sein“ sind. Vermeiden Sie Formulierungen wie „wenn Sie möchten“ oder „Sie mögen es vorziehen“. Entscheiden Sie sich stattdessen für starke Aktionsverben und direkte Handlungsaufforderungen.
Der spezifische Inhalt eines Angebotsschreibens variiert für jedes Projekt und jede Geschäftsbeziehung. Ein häufiger Fehler, den Fachleute beim Schreiben des Anschreibens machen, besteht darin, die in den Begleitdokumenten enthaltenen Informationen aufzuarbeiten oder zusammenzufassen. Denken Sie daran, dass die meisten Geschäftsleute zeitlich begrenzt sind. Respektieren Sie die Zeit Ihres Lesers und wiederholen Sie nicht einfach den Inhalt Ihres Vorschlags. Schreiben Sie Ihren Brief stattdessen mit einer persönlichen Vorstellung im Hinterkopf: Was würden Sie sagen oder wie würden Sie sich persönlich präsentieren, bevor Sie ein Vorschlagsdokument überreichen?