Projektänderungsmanagement ist ein Prozess, der es Teams ermöglicht, bei Bedarf Änderungen an einem Projekt vorzunehmen. Ziel ist es, die Auswirkungen von Projektänderungen auf die erfolgreiche Einhaltung von Projektterminen zu minimieren. Vorgeschlagene Änderungen werden geprüft, um das Risikoniveau bei der Änderung des Projekts zu bestimmen. Sobald festgestellt wurde, dass die Änderung einen Mehrwert bietet und keine größeren Änderungen erfordert, wird sie implementiert. Wenn die vorgeschlagene Änderung erforderlich ist, aber eine Änderung des Projektplans erforderlich ist, wird vom Anforderer, normalerweise einem Teammitglied oder dem Kunden, eine Änderungsanforderung eingereicht.
Manche Probleme oder Änderungswünsche an einem Projektplan sind oft unvermeidlich. Normalerweise wird ein Projektänderungsmanagementplan vor Projektbeginn festgelegt. Dies ermöglicht einen systematischen Umgang mit Projektänderungen und Überarbeitungen, der die Projektziele und Zielsetzungen voranbringt.
Wenn Änderungen in Projekten vorgeschlagen werden, wird die Auswirkung der Änderung der Änderung bewertet. Ein Projektänderungsmanagementplan kann Kohärenz schaffen, um sicherzustellen, dass das abgeschlossene Projekt die Bedürfnisse des Kunden erfüllt. Der Einfluss einer vorgeschlagenen Projektänderung wird typischerweise auf eines von drei Ergebnissen hin analysiert:
Zunächst wird die Angemessenheit der beantragten Änderung geprüft. Die Änderungsanforderung wird daran gemessen, ob die Änderung ohne Änderung des Projektplans erfolgen kann. Eine Änderung kann schnellstmöglich umgesetzt werden, wenn Faktoren wie Kundenkriterien, Projektumfang, Zeitplan oder Budget keine Anpassungen erfordern.
Zweitens könnte die Änderung angemessen sein, erfordert jedoch eine Änderung des Projektplans. Ein Projektänderungsauftrag wird in der Regel vom Anforderer abgeschlossen. Der Änderungsauftrag beschreibt die vorgeschlagene Änderung und definiert die betroffenen Bereiche des Projekts. Diese Informationen können Einzelheiten zu den Kosten und möglichen Risiken für die Projektergebnisse enthalten. Der Projektmanager nimmt die Änderung auf und passt den Projektplan an, um die Änderungen widerzuspiegeln.
Schließlich kann entschieden werden, dass einige Änderungsvorschläge des Kunden oder eines Teammitglieds nicht übernommen werden müssen. Es konnte festgestellt werden, dass die Umsetzung der Änderung dem Projekt keinen Mehrwert bringt. In diesem Fall wird der Antrag in die Problemliste des Projekts verschoben und zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Antragsteller gelöst.
Die Hauptakteure des Projekts sind in der Regel für den Projektänderungsmanagementprozess verantwortlich. Normalerweise müssen der Projektmanager und der Sponsor – die Verbindung zwischen Management und Projektteam – den Änderungsauftrag genehmigen, bevor Änderungen im Projekt erfolgen. Kunden müssen sich auch abmelden, wenn die vorgeschlagenen Änderungen sie betreffen.