Ein Kundenzufriedenheitsschreiben sollte detaillierte Informationen über die Situation und die gewünschte Lösung enthalten, sei es eine Belobigung für einen Mitarbeiter, der alles getan hat, oder ein Austausch eines defekten Produkts. Feedback-Briefe dieser Art sollten prägnant sein, da das Personal an einem bestimmten Tag möglicherweise eine große Anzahl durchlesen muss. Es ist auch wichtig, Kontaktinformationen anzugeben, damit das Unternehmen antworten kann.
Unabhängig davon, ob eine Erfahrung positiv oder negativ war, hilft es, so viele Informationen wie möglich bereitzustellen, einschließlich Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung. Das Kundenzufriedenheitsschreiben sollte auch die durchgeführte Transaktion detailliert beschreiben und nach Möglichkeit die beteiligten Mitarbeiter benennen. Alle anderen relevanten Informationen sollten enthalten sein, damit das Unternehmen einen vollständigen Überblick darüber hat, was passiert ist und wer daran beteiligt war.
Im Falle eines Beschwerdeschreibens, in dem der Wunsch besteht, sich über ein Problem zu beschweren und eine Lösung zu finden, kann es hilfreich sein, zu besprechen, was zu diesem Zeitpunkt getan wurde. Ein Kundenzufriedenheitsschreiben könnte darauf hinweisen, dass der Kunde beispielsweise einen Vorgesetzten um Hilfe gebeten hat oder die Reparaturperson auf ein Problem mit einer defekten Reparatur hingewiesen hat und keine Antwort erhalten hat. Wenn der Briefschreiber eine andere Person im Unternehmen kontaktiert und kein zufriedenstellendes Ergebnis erzielt hat, sollte dies ebenfalls besprochen werden.
Sobald die Informationen in ein bis zwei Absätzen zusammengefasst sind, kann der Briefschreiber einen Absatz einfügen, um zu besprechen, welche Art von Lösung gewünscht wird. Dies kann eine Rückerstattung, ein Gutschein, eine Reparatur oder eine andere Lösung sein. Das Kundenzufriedenheitsschreiben sollte nicht unvernünftig sein, sondern die Ziele des Kunden deutlich machen. In einer Situation, in der ein Kunde eine zusätzliche Entschädigung wünscht, z. B. den Austausch einer elektrischen Komponente, die ausgefallen ist, weil ein Überspannungsschutz nicht richtig funktioniert hat, sollte der Kunde Dokumente wie Quittungen vorlegen, um diesen Anspruch zu belegen.
Wenn ein Kundenzufriedenheitsschreiben Freude über den Service ausdrückt, kann es hilfreich sein, ein paar Informationen darüber zu geben, warum der Kunde zufrieden ist. Dieses Feedback kann an den Mitarbeiter weitergegeben werden und kann auch in Mitarbeiterschulungen und Unternehmensrichtlinien berücksichtigt werden. Wenn beispielsweise ein Flugbegleiter einen Flug besonders angenehm gemacht hat, kann es hilfreich sein zu wissen, warum, damit die Fluggesellschaft anderen Flugbegleitern empfehlen kann, nachzuziehen.
Am Ende des Kundenzufriedenheitsschreibens kann der Verfasser Kontaktinformationen angeben. Werden Kopien an Dritte verschickt, kann dies mit einem CC: und den Kontaktdaten anderer Empfänger vermerkt werden. Es ist ratsam, den Brief vor dem Absenden noch einmal auf Fehler zu lesen, und es hilft, die Sprache neutral zu halten, da Unternehmen missbräuchliche oder aggressive Beschwerden ignorieren können.