Eine Mediaagentur ist ein Unternehmen, das anderen Unternehmen bei der Gestaltung und Umsetzung von Mediaplänen hilft. Diese Pläne sind strategische Blaupausen dafür, wie ein Unternehmen sein Geschäft am besten bewerben und fördern kann. Unternehmen fordern die Dienste einer Medienagentur an, um ihnen mitzuteilen, wo und wie sie mit ihrem Kundenstamm kommunizieren sollen. Agenturen können auch Preise aushandeln und die eigentliche Werbefläche für das Unternehmen kaufen.
Einige Mediaagenturen sind Teil einer größeren Werbefirma, die sich um die kreative Gestaltung der Anzeigen und die Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens kümmert. Mediaplaner sind in erster Linie dafür verantwortlich, herauszufinden, wer die Zielgruppen des Unternehmens sind und wie man sie am besten erreicht. Eine Mediaagentur kann von ihren Kunden vorgegebene Budgetzahlen erhalten oder muss diese anhand ihres Servicehonorars ermitteln.
Das Ziel einer Medienagentur ist es, die richtige Mischung aus Medienquellen – wie Zeitungen, Zeitschriften, Werbetafeln im Freien und sozialen Medien – zu ermitteln, die den größten Return on Investment erzielen. Mit anderen Worten, die Medienauswahl sollte in einer bestimmten Frequenz die richtige Anzahl potenzieller Kunden erreichen, um die Kosten der Kampagne zu amortisieren und die Rentabilität des Unternehmens zu erhöhen. Eine Medienagentur führt häufig eine Marktforschung durch, um festzustellen, auf welche Medienquellen der Zielkonsument am wahrscheinlichsten trifft.
Ein Sportschuhhersteller, der sich beispielsweise an junge Frauen richtet, die sich mit körperlicher Fitness und Aussehen beschäftigen, würde dieses Verbrauchersegment eher erreichen, indem er Anzeigen in Gesundheits- und Fitnessmagazinen für Frauen platziert. Die gleiche Anzeige in einer Computerzeitschrift mit überwiegend männlicher Leserschaft wäre nicht so effektiv. Darüber hinaus möchte sich eine Firma nicht nur auf Gesundheits- und Fitnessmagazine für Frauen konzentrieren, sondern könnte auch Fernsehwerbung während der Tages-Talkshows einbinden.
Einige Agenturen integrieren den Einsatz digitaler Medien in ihr Marketing. Soziale Online-Netzwerke verkaufen Werbeflächen und ermöglichen die Erstellung von Fanseiten, auf denen gleichzeitig Werbeinformationen an ein Massenpublikum verteilt werden können. Andere Social-Media-Plattformen ermöglichen die Einrichtung eines offiziellen Kontos, mit dem Unternehmen Informationen an Follower verteilen können. Der Einsatz von Social Media kann eine sehr zielgerichtete und kostengünstige Werbemethode sein, die ähnlich wie Mundpropaganda funktioniert.
Viele Mediaagenturen haben Partnerschaften mit Werbetreibenden aufgebaut und sind in der Lage, aktuelle Preise zu erhalten. Die Mehrheit der Werbetreibenden stellt interessierten Personen Preislisten zur Verfügung, auf denen die verfügbaren Formate und die entsprechenden Preise angezeigt werden. Zum Beispiel kann ein Fernsehnetzwerk sowohl 30-Sekunden- als auch 60-Sekunden-Spots verkaufen. Es gehört zur Verantwortung der Mediaagentur, dafür zu sorgen, dass die richtigen Spots eingekauft und gesichert werden.