Eine Beschaffungsgruppe ist ein Team von Einzelpersonen innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens, das mit der Befugnis und Verantwortung ausgestattet ist, ein bestimmtes Produkt oder eine Produktserie zu beschaffen oder zu erhalten. Die Beschaffungsgruppe kann aus Personen aus verschiedenen Abteilungen einer Organisation bestehen, sodass jede einzelne Person die Bedürfnisse der Mitarbeiter innerhalb dieser Abteilung vertreten und bei der Entscheidungsfindung helfen kann. Der Gruppe können auch Personen mit Haushaltsbefugnis und Experten für die Art des zu beschaffenden Materials angehören. Wenn beispielsweise neue Computer gekauft werden, kann ein Vertreter der Abteilung, die die Computer verwendet, mit der IT-Abteilung des Unternehmens als Teil einer Beschaffungsgruppe zusammenarbeiten.
Die Verantwortung der Gruppe kann damit beginnen, einen Bedarf zu erkennen, der befriedigt werden muss. Einige Gruppen bewerten beispielsweise die Computersituation im Unternehmen, um festzustellen, ob und wann neue Computer gekauft werden müssen. In anderen Fällen wird die Beschaffungsgruppe jedoch erst zusammengestellt, wenn bereits ein Bedarf identifiziert wurde, und die Gruppe wird einfach damit beauftragt, die geeigneten Produkte auszuwählen, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen.
Die Beschaffungsgruppe führt dann Recherchen durch, um festzustellen, welches Produkt die Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllt. Dies kann den Kontakt mit Vertriebsmitarbeitern sowie den Besuch von Messen oder Produktproben umfassen, um festzustellen, ob diese Produkte wirksam sind oder nicht. Es kann auch persönliche und Online-Recherchen in Bezug auf Preise, Kundenservice, Produktqualität und andere Variablen beinhalten, die sich darauf auswirken, ob ein bestimmtes Produkt ein guter Kauf wäre oder nicht.
Die Gruppe kann ein festgelegtes Budget haben, innerhalb dessen sie arbeiten muss. Die Gruppe muss dies und andere Parameter berücksichtigen, die von den Verantwortlichen innerhalb des Unternehmens festgelegt werden. Sie muss dann auf der Grundlage der von ihr durchgeführten Untersuchungen und der ihr auferlegten Budgets und Beschränkungen eine Entscheidung oder Empfehlung treffen.
Beschaffungsgruppen können dafür verantwortlich sein, den Einkauf tatsächlich zu tätigen und/oder Kaufverträge mit dem Hersteller oder Lieferanten ihrer Wahl abzuschließen. Sie können auch Empfehlungen geben, was beschafft oder gekauft werden sollte, und eine andere Abteilung oder Abteilung kann dann den endgültigen tatsächlichen Kauf tätigen. Einige Beschaffungsgruppen haben die letzte Autorität, während andere eine höhere Führungskraft oder eine Person innerhalb des Unternehmens konsultieren müssen, bevor sie einen Kauf oder einen Kaufvertrag für Waren abschließen können.