Aufwand ist die mit einem Projekt oder Prozess verbundene Unterstützung, die nicht direkt zum gewünschten Ergebnis führt, aber dennoch eine entscheidende Rolle spielt. Es kann eine Reihe von Aufgaben umfassen, und häufig müssen die Mitarbeiter diese Aufgaben regelmäßig wiederholen. Dies erfordert Zeit der Mitarbeiter und muss in Zeitplänen budgetiert werden, während gleichzeitig die Notwendigkeit abgewogen wird, die Mitarbeiter auf Aktivitäten mit einem konkreten und messbaren Ziel zu konzentrieren. Vorgesetzte können den für ein bestimmtes Projekt erforderlichen Aufwand bestimmen und Entscheidungen über die Budgetierung der Personalzeit treffen.
In Bereichen wie Projektentwicklung, Buchhaltung, Beschaffung von Material, Telefonieren und ähnlichen Aktivitäten sind alles Beispiele für Anstrengungen, die notwendig sind, aber nicht direkt zum Abschluss eines Projekts beitragen. Buchhalter, die Aufzeichnungen abgleichen, arbeiten beispielsweise nicht direkt an einer Brücke, aber ihre Dienste sind für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich. Support-Mitarbeiter wie Verwaltungsassistenten führen oft viele solcher Aufgaben aus, bei denen sie an Aktivitäten beteiligt sind, aber keine Projekte abschließen oder bestimmte Ziele erreichen.
Dies kann auch in der Fertigung vorkommen, wo routinemäßige Wartungen, Überarbeitungen von Geräten usw. erforderlich sind, um die Arbeit fortsetzen zu können, aber sie tragen nicht zur Arbeit bei. Das Ölen eines Förderbandes, um einen reibungslosen Lauf zu gewährleisten, führt beispielsweise nicht zur Produktion weiterer Produkte. Aufgaben mit hohem Aufwand müssen möglicherweise außerhalb des regulären Arbeitsplans stattfinden, damit sie nicht stören; Die Besatzungen können beispielsweise früher eintreffen oder spät abreisen, damit sie an Geräten arbeiten können, ohne die Produktion zu unterbrechen.
Ein Problem bei diesen Aufgaben besteht darin, dass ihr Wert schwer zu messen sein kann. Ein Mitarbeiter besteht möglicherweise darauf, dass Aufgaben notwendig sind, was möglicherweise Zeit mit ihnen verschlingt, und es kann schwer zu sagen sein, ob sie echte Unterstützung bieten oder nur beschäftigt sind. Für Unternehmen, die sich mit der Personaleffizienz beschäftigen, kann es wichtig sein, Methoden zur Bewertung des Aufwands zu entwickeln. Dies kann die Überprüfung der Gesamtarbeitszeit im Zusammenhang mit einem Projekt umfassen, die Befragung verschiedener Projektteilnehmer, um festzustellen, ob sie angemessene Unterstützung erhalten, und die Bitte an die Vorgesetzten, eine detaillierte Dokumentation über die für ein Projekt oder einen Herstellungsprozess erforderlichen Unterstützungsleistungen zu erstellen.
Mitarbeiter finden administrative Aufgaben langweilig und frustrierend. Ohne klares Ergebnis oder Ziel haben sie möglicherweise das Gefühl, nichts von Wert beizutragen, oder neigen dazu, Abstriche zu machen, da ihre Arbeit nicht sofort messbar ist. Vorgesetzte müssen darauf aufmerksam bleiben, damit sie bei Bedarf eingreifen können.