Die Gehaltsabrechnung ist der Prozess, den Unternehmen verwenden, um Arbeitnehmer für ihre Arbeit zu entlohnen. Dieser Prozess umfasst auch das Einbehalten von Lohnsteuern wie Einkommen, Sozialversicherung und Arbeitslosigkeit sowie Pfändungen. Viele Unternehmen verwenden ein computergestütztes Geschäfts- oder Buchhaltungssoftwarepaket, um sie bei dieser Geschäftsfunktion zu unterstützen. Gehaltsabrechnungsmanager und Sachbearbeiter in der Personalabteilung führen in der Regel Mitarbeiterakten, in denen das Unternehmen schriftliche Aufzeichnungen hat, um die vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters einbehaltenen Abzüge zu belegen.
Unternehmen entwickeln in der Regel Standard-Lohnverwaltungssysteme, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die für die Arbeit in einem Unternehmen erforderlichen Unterlagen ausfüllen. Diese Informationen enthalten personenbezogene Informationen in Bezug auf die nationale Identifizierung einer Person, den Wohnsitz, Erfahrungsdokumente und Steuerdokumente. Der Papierkram kann sich auf Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden beziehen. Unternehmen müssen diese Dokumente während der gesamten Zeit, in der der Mitarbeiter für das Unternehmen tätig ist, und für mehrere Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch das Unternehmen oder den Mitarbeiter in ihrem Lohnverwaltungssystem aufbewahren.
Viele Geschäfts- und Buchhaltungssoftwarepakete oder -anwendungen enthalten Gehaltsabrechnungsmodule, die Unternehmen für die Gehaltsabrechnung verwenden können. Diese Module können dazu beitragen, die Systeme zur Berechnung von Lohnsteuern und Lohnpfändungen zu automatisieren. Die meisten Softwarepakete und Anwendungen auf dem heutigen Markt ermöglichen es Unternehmen, ihre Gehaltsabrechnungsmodule jedes Mal zu aktualisieren, wenn Änderungen an den Lohnsteuergesetzen vorgenommen werden. Dies spart dem Unternehmen Zeit, insbesondere wenn das Unternehmen über mehrere nationale oder internationale Standorte verfügt. Diese Module können Unternehmen auch dabei helfen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme nach Arbeiterklassen zu trennen, z. B. nach Gehalts-, Stunden- oder anderen Klassifizierungen.
Geschäftsinhaber sollten einen Anwalt konsultieren, um sicherzustellen, dass ihre Gehaltsabrechnungssysteme alle relevanten Unterlagen für die Einstellung von Arbeitnehmern, die Pflege von Gehaltsabrechnungsinformationen und die Kündigung von Mitarbeitern enthalten. Der rechtliche Papierkram, der mit der Gehaltsabrechnung verbunden ist, kann schnell mühsam werden und viel Zeit und Mühe erfordern, um den Überblick zu behalten. Besitzer, die ihre Gehaltsabrechnungen nicht auf dem neuesten Stand halten, können von Regierungsbehörden in Bezug auf Gehaltsabrechnungsinformationen mit schweren Strafen belegt werden. Dies kann nicht nur die Eigentümer viel Kapital kosten, sondern auch kleinere Unternehmen in die Insolvenz treiben.
Kleine Unternehmen oder Eigentümer mit wenig Erfahrung in der Gehaltsabrechnung können diesen Prozess an einen Dritten auslagern. Auch wenn die Auslagerung der Gehaltsabrechnung die Verantwortung des Unternehmens nicht vollständig entbindet, kann es den Eigentümern helfen, den Großteil des Papierkrams im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zu vermeiden. Drittanbieter bieten Unternehmen auch die Möglichkeit, Hintergrund- oder Bonitätsprüfungen potenzieller Mitarbeiter durchzuführen, was dazu beitragen kann, zukünftige Probleme durch hinterhältige oder unzufriedene Mitarbeiter zu begrenzen oder zu verhindern.