Ein Effizienzfaktor ist eine spezifische Berechnung, die Unternehmen verwenden, um die geschätzte Stunde einer Aktivität mit den tatsächlichen Stunden zu vergleichen, die für die Erledigung der Aufgabe benötigt werden. In vielerlei Hinsicht kann dies eher ein wirtschaftliches Maß oder eine Kennzahl sein als eine standardmäßige Geschäfts- oder Rechnungslegungsgröße. Es ist üblich, dass Unternehmen Standardstunden für die Erledigung eines Auftrags berechnen, da dies der Maßstab für die Mitarbeiterleistung ist. Alle Aktivitäten werden mit diesem Effizienzfaktor verglichen, mit der Hoffnung, dass jede Aktivität diesen mindestens erfüllt oder übertrifft. Für unterschiedliche Tätigkeiten in einem Unternehmen sind in der Regel unterschiedliche Faktoren üblich.
In den meisten Fällen gibt es keine einzige Methode, um einen Effizienzfaktor zu berechnen. Geschäftsanalysten, Betriebsleiter oder leitende Buchhalter können alle eine Rolle beim Sammeln von Daten für die Zusammenstellung des Faktors spielen. So steht beispielsweise die Produktionsabteilung oft unter intensiver Effizienzkontrolle. Personen im Unternehmen überprüfen alle Bereiche, die sich auf die Produktion einer einzigen Einheit beziehen. Eine Standardstunde für das Abarbeiten einer einzelnen Einheit unter perfekten Bedingungen ist dann das Ergebnis von Berechnungen bezüglich des Effizienzfaktors.
Ein Unternehmen erwartet in seiner Produktion keine perfekten Bedingungen, daher kann auch ein Effizienzfaktor für das, was das Unternehmen als normale Bedingungen ansieht, geschaffen werden. In den meisten Fällen stimmt dieser Faktor nicht mit dem Faktor unter perfekten Bedingungen überein. Der Faktor ist unter normalen Bedingungen höchstwahrscheinlich länger, da die Analysten, die die Zahl berechnen, unterschiedliche Produktionsbedingungen berücksichtigen müssen. Zum Beispiel können minderwertige Rohstoffe zu mehr Veredelung führen, was die Zeit zur Herstellung einer einzelnen Einheit erhöht. Die Standardstunde für die Fertigstellung einer einzelnen Einheit wird aufgrund dieser und anderer potenzieller Fehler oder Probleme im Produktionssystem negativ beeinflusst.
Ein weiterer Verwendungszweck für einen Effizienzfaktor besteht darin, ihn auf die Herstellungsgemeinkosten anzuwenden. Diese Gemeinkosten gelten für alle in einem gegebenen Fertigungssystem hergestellten Einheiten, nicht für eine einzelne Ware oder Charge, die gleichzeitig produziert wird. Ein flexibles Budget stellt eine Schätzung der Gemeinkosten pro Einheit dar, wobei die Standardstunde – oder der Effizienzfaktor – das primäre Instrument zur Anwendung dieser Kosten ist. Obwohl das Ergebnis höchstwahrscheinlich unvollkommen ist, gibt es dem Unternehmen eine genaue Schätzung der Stückkosten. Die Verwendung der tatsächlichen Standardstunde und die anschließende Anpassung der Differenz über das Warenkostenkonto ist eine übliche Aktivität bei dieser Methode.