Jeder Kaufprozess umfasst vier grundlegende Schritte: Bedarfsermittlung, Bieten, Kauf und Bewertung. Jeder Schritt kann mehrere Komponenten haben, von denen einige möglicherweise nicht für jeden Einkauf gelten. Oft werden die Schritte beiläufig und in sehr kurzer Zeit erledigt. In anderen ist jeder Schritt formalisiert und kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
In der Bedarfsermittlungsphase des Kaufprozesses bewertet der potenzielle Käufer seinen Bedarf. Dazu gehört, zu identifizieren, was er erreichen möchte, wie hoch sein Ausgabenbudget sein wird und welche Funktionen benötigt und gewünscht werden. Dieser Schritt kann auch eine Produktrecherche umfassen, um Möglichkeiten und Optionen aufzudecken, die der Käufer möglicherweise nicht erkennt.
Die Bedarfsermittlung findet statt, egal ob die Entscheidung so einfach ist wie ein Mann, der das Mittagessen kaufen möchte, oder so komplex wie ein IT-Manager, der ein neues integriertes Buchhaltungsmanagementsystem bewertet. Der Mann, der ein Mittagessen sucht, wird seine Bedürfnisse sehr schnell feststellen. Er weiß vielleicht, dass er Essen braucht, einen bestimmten Betrag ausgeben möchte, nur 30 Minuten zum Mittagessen hat und Lust auf Salat hat. Der IT-Manager muss sich möglicherweise mit einer Reihe von Parteien beraten, um die Bedürfnisse und Einschränkungen zu ermitteln, bevor er zur nächsten Phase übergehen kann.
In der Angebotsphase des Kaufprozesses recherchiert der Käufer verfügbare Anbieter und fordert Preise an. Dies kann so einfach sein wie der Luncher, der mit seinem Budget feststellt, dass er ein Fastfood-Restaurant besuchen muss, und dann eine mentale Liste solcher Lokale in der Nähe seines Geschäfts durchgeht. Der IT-Manager wird wahrscheinlich verfügbare Software und Anbieter recherchieren, eine Angebotsanfrage stellen und dann die Angebote bewerten, um festzustellen, welche den Anforderungen seines Unternehmens am besten entspricht.
Die dritte Phase des Kaufprozesses ist der eigentliche Kauf. Für den Mann, der das Mittagessen kauft, ist dies so einfach wie sein Essen bestellen, am Fenster bezahlen und losfahren. Für den IT-Manager kann dies die Preisverhandlung, die Einholung der Kaufgenehmigung, die Unterzeichnung von Verträgen, die Annahme des Produkts und die Zahlung der Rechnung umfassen.
Der Kaufprozess endet in der Regel mit der Bewertungsphase. Hier entscheidet der Käufer, ob er einen guten Kauf getätigt hat und ob er das Produkt behält oder wieder mit dem Verkäufer Geschäfte macht. Für den Mittagstisch bedeutet dies, sein Essen zu essen und zu entscheiden, ob es gut war. Für den IT-Manager bedeutet dies, die Effektivität des Systems im Zeitablauf zu bewerten. In einigen Fällen kann diese Phase des Prozesses die Inanspruchnahme von Garantien oder Garantien mit sich bringen und kann sogar zu einer Produktrücksendung oder einer Rückerstattungsanforderung führen.