Die Rolle eines professionellen Verwaltungsassistenten ist für den Betrieb vieler Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Obwohl ein professioneller Verwaltungsassistent in der Regel ähnliche Aufgaben wie jeder Verwaltungsassistent hat, hat er oder sie in der Regel mehr Jahre Erfahrung und/oder einen Hochschulabschluss und arbeitet oft mit Führungskräften im Unternehmen zusammen und kann auch als Büroleiter fungieren. Die Tätigkeitsbereiche von Verwaltungsassistenten sind vielfältig, haben aber häufig kaufmännischen Charakter. Jeder Verwaltungsassistent muss die Fähigkeit haben, gut mit anderen Personen zusammenzuarbeiten, über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Kenntnisse im Tippen und Arbeiten am Computer verfügen.
Nach Angaben des US-Arbeitsministeriums kann ein professioneller Verwaltungsassistent in einem Büro entweder in administrativer oder kaufmännischer Funktion arbeiten, um sicherzustellen, dass das Geschäft effektiv und effizient läuft. Einige ihrer Aufgaben können die Verwaltung der Kommunikation zwischen dem Unternehmen, seinen Kunden und seinen Mitarbeitern umfassen, beispielsweise per Post, Telefon oder E-Mail; Planung von Besprechungen; Festlegen von Terminen; das Führen sorgfältiger Archivierungsaufzeichnungen oder die Entwicklung eines Archivierungssystems; Unterstützung anderer Mitarbeiter bei Projekten oder Forschung; und Reisevorbereitungen treffen. Die meisten professionellen Verwaltungsassistenten übernehmen all diese Aufgaben und mehr.
Einige zusätzliche Verantwortlichkeiten können die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter, die Unterstützung von Kunden oder Kunden, die ins Büro kommen, und die Wartung der Büromaterialien umfassen. Dies kann bedeuten, eine Bestandsaufnahme der Vorräte zu machen und zu bestellen, was benötigt wird, sowie eine sorgfältige Buchführung. Ein professioneller Verwaltungsassistent muss mit den technischen Geräten im Büro vertraut sein und in der Lage sein, kleinere Reparaturen durchzuführen oder zu entscheiden, wann er jemanden anrufen muss, um ein Gerät zu reparieren.
Eine professionelle Verwaltungsassistentin braucht die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Entscheidungen zu treffen. Er muss entscheiden, welche Informationen an den Chef weitergegeben werden sollen und was eigenständig bearbeitet werden kann. Ein Verwaltungsassistent, der in der Rolle eines Büroleiters tätig ist, muss sicherstellen, dass die Bürorichtlinien eingehalten werden, dies kann in Bezug auf Themen wie Kleiderordnung oder beantragte Freizeit sein. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Befehlskette befolgt wird, wenn das Büro ein formelleres Umfeld ist.
Einige professionelle Verwaltungsassistenten machen eine Ausbildung in bestimmten Bereichen, wie zum Beispiel im juristischen oder medizinischen Bereich. Diese Bereiche erfordern im Allgemeinen zusätzliche Schulungen, um die spezifische Terminologie und Methodik der Umgebung zu erlernen, in der sie arbeiten werden. Assistenten in diesen Bereichen erhalten oft höhere Löhne als in normalen Büroumgebungen.
Es gibt viele Zertifikatsprogramme und Einzelkurse für die Ausbildung von Verwaltungsassistenten. Diese Arten von Schulungen und Zertifizierungen können in einem Lebenslauf hervorragend aussehen und die Chancen auf eine Einstellung verbessern. Viele Verwaltungsassistenten erlernen ihre wertvollen Fähigkeiten jedoch einfach im Job und verdienen sich Gehaltserhöhungen und Beförderungen durch jahrelangen zuverlässigen Dienst.