Pressemitteilungen sind offizielle Erklärungen von Unternehmen und Organisationen gegenüber Print-, Fernseh- und Hörfunkmedien. Sie können rein sachlich sein und ein bestimmtes Problem oder Anliegen ansprechen, oder sie können eher werblichen Charakter haben. Einige werden intern von autorisierten Mitarbeitern erstellt, während andere von externen PR-Firmen erstellt werden, die vom Unternehmen oder der Organisation beauftragt wurden.
Die Presse verlässt sich oft auf diese Pressemitteilungen, um die sachliche Grundlage für nachfolgende Artikel zu bilden. Während eines berichtenswerten Ereignisses kann der Zugang zu den tatsächlich beteiligten Personen extrem eingeschränkt sein. Wenn das Thema umstritten ist oder dem Ruf eines Unternehmens schaden kann, kann es zu einem allgemeinen Nachrichtenausfall kommen. Eine offizielle Erklärung kann es Unternehmen ermöglichen, die Menge und den Inhalt wesentlicher Informationen zu kontrollieren, die die verschiedenen Medien verwenden können.
Einige dieser Aussagen sind nicht dazu gedacht, Informationen zu kontrollieren, sondern offen für ein neues Projekt oder eine neue Veranstaltung zu werben. Die Öffentlichkeitsarbeit nutzt regelmäßig allgemeine Pressemitteilungen, um ihre Unternehmen oder Organisationen in der Öffentlichkeit sichtbar zu machen. Zeitungs-, Radio- und Fernsehpresseräume erhalten oft Werbeaussagen, die den lokalen Leser oder Zuschauer ansprechen können oder nicht. Redakteure bewerten sie normalerweise, um ihre Nachrichtenwürdigkeit zu bestimmen, bevor sie Reporter beauftragen, die Führung zu übernehmen.
Personen in außergewöhnlichen Umständen können auch Pressemitteilungen verwenden, um Informationen zu kontrollieren. Eine frischgebackene Mutter von Sechslingen oder ein freigelassenes Entführungsopfer kann beispielsweise zu überfordert sein, um sich direkt an die Medien zu wenden, sodass ein Anwalt oder ein anderer Familiensprecher in seinem Namen eine Erklärung abgeben kann. Wesentliche Fragen können beantwortet und relevante Zitate der beteiligten Personen unterbreitet werden. Diesem Formular kann eine kontrollierte Pressekonferenz folgen, in der Reporter direkt Fragen stellen können.
Das Verfassen hochwertiger Pressemitteilungen ist ein Prozess, der Geschick und Erfahrung erfordert. Da jedes Wort hinterfragt werden kann, ist eine sorgfältige Formulierung unerlässlich. Aus diesem Grund wenden sich viele Unternehmen für offizielle Stellungnahmen und andere Medienkontakte an externe PR-Firmen. Ungenaue oder schlecht formulierte Informationen können ein Unternehmen oder eine Organisation heimsuchen. Aus diesem Grund sind die meisten sehr prägnant und sachlich im Ton.