Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das wichtige Details zu Waren und Dienstleistungen enthält, die ein Kunde von einem Lieferanten, einem Lieferanten oder einer anderen Abteilung innerhalb desselben Unternehmens erhalten möchte. Dieses Dokument – das ein gedrucktes Blatt Papier oder ein Dokument auf einem Computersystem oder dem Internet sein kann – enthält oft Elemente, die der Person oder den Personen, die den Arbeitsauftrag ausführen werden, helfen, genau zu wissen, was der Kunde erledigt oder geliefert wünscht. einschließlich der Anzahl der Einheiten und Details zu Dingen wie Größe, Form, Farbe und anderen wichtigen Optionen. Ein Arbeitsauftrag kann erteilt werden, wenn ein Computer oder ein anderes Gerät repariert werden muss, wenn Geräte aufgerüstet oder ersetzt werden müssen, wenn ein Vorrat an Verbrauchsmaterialien aufgefüllt werden muss oder in anderen Situationen, in denen der Kunde einen bestimmten Bedarf hat gut oder Service.
Es gibt andere interessante Punkte, die dem Arbeitsauftragsformular zu einem bestimmten Zeitpunkt im Prozess hinzugefügt werden könnten. Wenn dem Kunden ein bestimmter Preis für die im Arbeitsauftrag angeforderten Waren und Dienstleistungen von einem externen Lieferanten oder Dienstleister angeboten wurde, wird dieser Preis häufig aufgeführt. Falls mehrere Einheiten bestellt werden, enthält der Arbeitsauftrag normalerweise eine Spalte mit den Gesamtkosten dieser Artikel. Die Uhrzeit und das Datum, an dem die Bestellung erteilt wurde, können ebenso enthalten sein wie die Uhrzeit und das Datum, an denen die Bestellung voraussichtlich abgeschlossen werden soll oder muss. Nach getaner Arbeit oder erfolgter Lieferung wird in der Regel die Uhrzeit und das Datum, an dem dies geschah, zur Vervollständigung des Dokuments hinzugefügt.
Arbeitsauftragsformulare enthalten in der Regel auch Informationen über den Lieferprozess oder die erbrachte Dienstleistung. Der Anforderer kann eine bestimmte Zustellungsart angeben, wie zum Beispiel allgemeine Post oder per Kurier. Bei großen Artikeln, die versandt werden müssen, kann der Kunde die Verwendung einer bestimmten Frachtlinie anfordern. Der Kunde kann auch die Lieferung oder Leistung zu einem bestimmten Termin verlangen oder Weisungen erteilen, dass die Lieferung oder Leistung nur an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Tageszeiten erfolgen darf. Dies ermöglicht es der Person oder Personen, die die Bestellung ausführen werden, Versand- oder Servicevereinbarungen an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen.
Arbeitsauftragssoftware wird heute häufig verwendet, um Arbeitsaufträge zu generieren, die elektronisch übermittelt werden können. Dies verkürzt die Zeit, die erforderlich ist, um eine Bestellung von einem Kunden zu erhalten. Der Verkäufer kann die Bestellung ausdrucken oder elektronisch übermitteln, so dass der Fortschritt der Erfüllung vom Eingang bis zur Fertigstellung leichter verfolgt werden kann.