Executive Summaries sind kurze Übersichten über detailliertere Dokumente, die in der Geschäftswelt verwendet werden. Eine Zusammenfassung kann erstellt werden, um eine schnelle Zusammenfassung eines vierteljährlichen Finanzberichts, eines Vorschlags oder eines Fortschrittsberichts zu einem bevorstehenden Projekt bereitzustellen. Die Hauptfunktion dieser Art von Dokumenten besteht darin, die wichtigsten Fakten oder Punkte im Zusammenhang mit dem größeren Dokument schnell zu überprüfen, ohne die möglicherweise beträchtliche Datenmenge durchlesen zu müssen.
Obwohl es einige Ähnlichkeiten zwischen der Executive Summary und einem Abstract oder einer Gliederung gibt, ist die Funktion jedes dieser Dokumente sehr unterschiedlich. Eine Gliederung ist normalerweise ein Vorläufer des größeren Vorschlags oder Informationsdokuments und dient als Richtlinie für die Erstellung dieses größeren Dokuments. Die Zusammenfassung ist wie die Zusammenfassung ein Dokument, das nach Fertigstellung des größeren Dokuments erstellt wird, jedoch in der Regel kürzer und nicht ganz so detailliert ist wie die Zusammenfassung. Darüber hinaus kann die Zusammenfassung Fachsprache enthalten, die normalerweise von der Zusammenfassung ausgeschlossen ist.
Eine gut gemachte Executive Summary ist normalerweise zwischen drei und zwölf Seiten lang und enthält mehrere wichtige Abschnitte. Diese Art von Executive Report enthält normalerweise eine kurze Einführung in den Grund des Projekts oder einen größeren Bericht, liefert wesentliche Hintergrunddaten zum Projekt und geht dann zu kurzen Zusammenfassungen der mit dem Projekt verbundenen Analyse über. Als letztes Element stellt die Zusammenfassung die Schlussfolgerungen des größeren Dokuments dar und schlägt auf der Grundlage dieser Schlussfolgerungen mögliche Vorgehensweisen vor.
Da einige Projekte mehr als einen Bericht umfassen können, ist es möglich, eine einzige Zusammenfassung zu verwenden, um die wichtigsten Punkte in allen zugehörigen Dokumenten und Recherchen abzudecken. Dies kann sehr vorteilhaft sein, da eine ordnungsgemäß erstellte Zusammenfassung genügend Informationen enthält, um Entscheidungsträgern zu ermöglichen, zu bestimmen, was als nächstes mit dem Projekt passieren soll. Im Allgemeinen wird diese Zusammenfassung zusammen mit den begleitenden Dokumenten präsentiert, wodurch ein echtes Executive-Portfolio erstellt wird, das das Projekt oder den Vorschlag vollständig abdeckt. Diese Erstellung eines vollständig detaillierten Executive Proposals unter Verwendung der Zusammenfassung als Deckblatt bietet dem Entscheidungsträger die Möglichkeit, einen bestimmten Punkt genauer zu untersuchen, wenn er dies wünscht.
Obwohl das Konzept einer Executive Summary in großen Unternehmen oft als Werkzeug angesehen wird, kann es in jeder Organisation eingesetzt werden, die ein Projekt jeglicher Art in Angriff nimmt. Kleine Unternehmen, die eine Marketingstrategie entwickeln, können dieses Dokumentenmodell nutzen. Non-Profit-Organisationen können auch feststellen, dass die Erstellung dieser Art von Zusammenfassung sehr hilfreich ist, wenn sie Probleme mit einem Leitungsgremium irgendeiner Art ansprechen.
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