Das Personalinformationssystem, besser bekannt als HRIS-System, ist eine Datenbank, die entwickelt wurde, um die Verfolgung aller Arten von personalbezogenen Informationen zu ermöglichen. Da das HRIS-System an eine Vielzahl von Personalanforderungen angepasst werden kann, ist es möglich, das System an jedes Unternehmen oder jede Branche anzupassen. Das HRIS-System ist in der Lage, zum Beispiel Kontakte zu Bewerbern zu identifizieren und zu verfolgen, wichtige Daten über den Status jedes Mitarbeiters im Unternehmen zu pflegen und allgemein den Prozess des Personalmanagements viel einfacher zu pflegen.
Einer der attraktivsten Aspekte des HRIS-Systems ist die einfache Anpassung. Es ist möglich, das System so umfassend zu gestalten, wie es der Arbeitgeber wünscht. Dies wird durch das Identifizieren und Hinzufügen spezifischer Module zum System und das Aktivieren von mit jedem Modul verbundenen Funktionen erreicht. Wenn das HRIS-System beispielsweise Schulungsfunktionen für Neueinstellungen und aktuelle Mitarbeiter verfolgen muss, ermöglicht das Planungssoftwaremodul die Planung des gesamten Schulungsprogramms sowie die Verfolgung der Teilnehmer und der erfolgreichen Absolvierung jedes Abschnitts des Programms .
Das HRIS-System ist in der Lage, alle Arten von Personalfunktionen abzuwickeln. Die Möglichkeiten beginnen beim Einstellungsprozess, sodass Bewerber von der Einreichung der Erstbewerbung bis hin zum Stellenangebot leicht nachverfolgt werden können. Wenn es um Mitarbeiter-Reporting geht, kann HRIS Informationen zu Mitarbeiterbewertungen, Anträgen auf Versetzung in eine andere Abteilung oder einer internen Bewerbung für eine Beförderung pflegen. Diese Arten von Berichtsfunktionen ermöglichen es einem Benutzer des HRIS-Systems, auf eine vollständige Historie eines bestimmten Mitarbeiters vom Zeitpunkt der Bewerbung bis hin zu allen Beförderungen, Bewertungen und Lohnerhöhungen zuzugreifen und diese zu überprüfen. Das System kann sogar verwendet werden, um Produktivitätsprämien zu identifizieren, die dem Mitarbeiter ausgestellt wurden, sowie alle Prämien, die dem Mitarbeiter aufgrund der Teilnahme an einem Leistungsprogramm zustehen.
Es ist nicht erforderlich, bei der Ersteinrichtung alle Module im HRIS-System zu aktivieren. Wenn das Unternehmen wächst und der Funktionsumfang der Personalabteilung erweitert wird, können bei Bedarf zusätzliche Module aktiviert werden. Auf diese Weise kann das System mit dem Unternehmen wachsen und den Prozess des Personalmanagements auch bei einer Expansion des Unternehmens einfacher gestalten.