Angepasste Kopien sind exakte Kopien eines Dokuments, die erstellt werden, wenn es nicht möglich ist, eine Kopie des Originaldokuments einfach zu duplizieren. Im Wesentlichen macht dies die angepasste Kopie zu einer Neuschöpfung des Originals. Um diese Art von Kopie zu sein, muss das Dokument alle Elemente des Originals enthalten, ohne Änderungen in Wortlaut oder Struktur, egal wie klein oder unbedeutend die Änderungen erscheinen mögen.
Eine konforme Kopie kann in einer Reihe von Fällen verwendet werden. Gerichtssysteme erlauben die Verwendung solcher Dokumente und verwenden sie häufig zu Archivierungszwecken. Wenn dies der Fall ist, wird die Kopie genau wie das Original getippt und konstruiert. Darüber hinaus werden alle handschriftlichen Vermerke am Rand ebenfalls in das Dokument aufgenommen. Ein Gerichtsschreiber vergleicht die Kopie mit dem Original, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der beiden Dokumente, einschließlich aller Datumsangaben, gleich sind. Wenn auf dem Original die Unterschrift eines Richters erscheint, kann der Richter auch die konforme Kopie unterschreiben oder der Name des Richters kann in die entsprechenden Felder getippt und datiert werden. Sobald der Vergleich abgeschlossen ist und der Sachbearbeiter feststellt, dass die Dokumente Spiegelbilder voneinander sind, wird die Kopie gestempelt und mit einem Einreichungsdatum versehen.
Auch Unternehmen nutzen dieses Format. Dies ist häufig der Fall, wenn mehrere Abteilungen Zugriff auf Verträge und andere wichtige Dokumente benötigen. Die unterschriebenen Originaldokumente werden normalerweise an einem sicheren Ort aufbewahrt, während eine angepasste Kopie oder Kopien zur allgemeinen Verwendung zwischen den verschiedenen Abteilungen innerhalb der Organisation bereitgestellt werden. Dieser Ansatz stellt sicher, dass immer eine Kopie des unterschriebenen Originaldokuments zur Verfügung steht, ermöglicht jedoch den allgemeinen Zugriff auf die Bedingungen eines bestimmten Dokuments für diejenigen, die diese Informationen benötigen, um Kunden zu unterstützen oder ihre arbeitsbezogenen Aufgaben anderweitig zu erfüllen.
Dieselbe Person, die das Originaldokument unterschrieben hat, kann eine angepasste Kopie unterzeichnen. Ist dies nicht möglich oder sinnvoll, kann der Name der Person in das Unterschriftsfeld eingetragen werden. Ebenso ist es möglich, eine konforme Kopie zu beglaubigen oder zu beglaubigen. Diese Aktion wird jedoch in der Regel als unnötig angesehen.