Ein Whitepaper ist ein Begriff, der verwendet wird, um verschiedene Arten von Berichten zu beschreiben. Am häufigsten beschreibt es einen Bericht einer Regierungsbehörde, der eine bestimmte Politik befürwortet. Dies sind in der Regel stark referenzierte Dokumente, die Forschungsergebnisse oder Argumente zu einem bestimmten Thema erläutern und dann einen Aktionsplan aufstellen. Wenn es von der Regierung verwendet wird, kann es ein Vorläufer für die Verabschiedung oder Schaffung eines neuen Gesetzes sein.
In einigen Ländern erstellt die Regierung, bevor ein Weißbuch geschrieben wird, ein sogenanntes Grünbuch. Das Grünbuch ist ein weniger überzeugender Versuch, spezifische Themen darzulegen, die zu einer Abstimmung, zur Ausarbeitung eines Gesetzentwurfs oder zu einer Diskussion über ein wichtiges Thema führen könnten. Im Gegensatz zum Weißbuch hat das Grünbuch in der Regel nicht die Absicht, zu überzeugen, sondern die Themen komplexer zu behandeln, so dass alle Seiten eines Themas vollständig behandelt werden. Es kann verschiedene Taktiken betrachten, um mit einer Situation oder einem Problem umzugehen und Beweise für die Wirksamkeit dieser Pläne zu liefern, oder es kann einfach alle vorherigen Argumente für ein wichtiges Thema zusammenfassen.
Sobald das Grünbuch überprüft wurde, kann ein Weißbuch verfasst werden, in dem ein ausgewählter Aktionsplan vorgeschlagen oder detailliert wird. Dieser Bericht dient in vielen Fällen der Überzeugung. Die Argumente aus dem Grünbuch, die den gewählten Plan unterstützen, werden verwendet, um die Frage der Schaffung eines neuen Gesetzes oder der Überzeugung von Menschen zu einer bestimmten Wahl voranzutreiben.
Das Whitepaper kann auch ein Marketingdokument sein, das die Meinung der Menschen über eine neue Technologie, neue Chemikalien oder Medikamente oder ein neues Gerät beeinflussen soll. Diese zweite Definition könnte man als verkappte Verkaufstaktik bezeichnen. Obwohl sich die Arbeit wie ein wissenschaftlicher Bericht mit vielen Referenzen und einer hohen Sprache liest, soll sie in der Regel Interesse an einem Produkt wecken oder Investitionen oder den Verkauf eines Produkts fördern. Es erfordert Geschick, ein solches Dokument zu erstellen, denn es ist am erfolgreichsten, wenn es nicht wie ein Verkaufsgespräch klingt.
Die historischere Verwendung des Begriffs bezieht sich auf von der Regierung erstellte Dokumente und Berichte. Doch heute ist der Bericht des Unternehmens- oder Marketing-Whitepapers viel häufiger anzutreffen. Tatsächlich ist die Produktion für Marketingzwecke heute ein gängiges Marketinginstrument, das dazu gedacht ist, Investoren anzuziehen oder Verkäufe zu generieren.
Eine der bekanntesten Schriften zum Verfassen dieser Art von Berichten ist ein leicht zugänglicher Aufsatz von Michael Stelzner, How to Write a White Paper – A White Paper on White Papers. Er konzentriert sich auf die erfolgreichen Elemente des Marketingdokuments, darunter das Umreißen eines Problems, die Bewertung des historischen Hintergrunds eines Problems, das Anbieten von generischen Konzepten, die eine Lösung und den Nutzen darstellen könnten, und schließlich die Einführung der einzigartigen Lösung des Problems oder in Mit anderen Worten, über das Produkt oder die Idee zu schreiben, die das Problem lösen wird.
Das Whitepaper ist ein wirksames Dokument, wenn es sorgfältig erstellt wird, entweder von einer Regierung oder von einem Unternehmen. Einige freiberufliche Autoren sind auf die Erstellung dieser Berichte spezialisiert und es gibt auch Agenturen, die sie für Unternehmen erstellen können. In einigen Fällen hängt der Erfolg eines Produkts, Konzepts oder eines möglichen Gesetzes davon ab, wie effektiv und überzeugend ein Autor den Bericht verfasst.