Ein nicht betrieblicher Aufwand ist ein Aufwand, der zwar mit einem Geschäft verbunden ist, aber nicht mit den Hauptzielen des Geschäfts verbunden ist. Es kann sich entweder um Material oder eine Dienstleistung handeln und ist oft auf Kürzungen vor den Kernbetriebskosten ausgerichtet, wenn ein Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten gerät, einfach weil die Senkung der Kernbetriebskosten so drastische Auswirkungen auf die Fähigkeit des Unternehmens hat, Qualität und Leistung aufrechtzuerhalten hoch.
Einer der häufigsten Gründe, warum Buchhalter jedem nicht betrieblichen Aufwand so große Aufmerksamkeit schenken, besteht darin, dass eine Person, trotz der Tatsache, dass betriebliche und nicht betriebliche Ausgaben in einem Geschäftsbudget technisch getrennt sind, beide Arten von Ausgaben bewerten muss, um eine wirklich genaue Bild der finanziellen Situation des Unternehmens. Angenommen, ein Unternehmen produzierte „Produkt X“. Wenn die Einnahmen des Unternehmens aus den Verkäufen von „Produkt X“ die Kosten für die Herstellung von „Produkt X“ übersteigen, scheint das Unternehmen in einer guten finanziellen Verfassung zu sein. Zum jetzigen Zeitpunkt hat das Unternehmen jedoch noch nicht alle nicht operativen Aufwendungen zu bewältigen, die es hat. Wenn diese Ausgaben hoch genug sind, kann das Unternehmen tatsächlich „rote Zahlen“ schreiben und Schulden haben.
Zu den üblichen betriebsfremden Aufwendungen zählen beispielsweise Zinsen, die das Unternehmen für Kredite zahlen muss, Verluste aus dem Verkauf von Firmeneigentum einschließlich Wertpapieren, Restrukturierungskosten und Wechselkursgebühren als betriebsfremde Aufwendungen. Auch Versicherungen werden als nicht betrieblicher Aufwand betrachtet, ebenso wie Unterhalt und Beiträge zu Leistungen an Arbeitnehmer. Ein weiterer häufiger betriebsfremder Aufwand ist die Reinigung.
Es ist wichtig zu verstehen, dass ein nicht betrieblicher Aufwand in einem Unternehmen nicht unbedingt ein nicht betrieblicher Aufwand in einem anderen Unternehmen ist. Bei der Betrachtung der nicht betrieblichen Aufwendungen müssen Buchhalter den Aufwand immer unter dem Blickwinkel der Unternehmensziele betrachten. Hätte ein Unternehmen beispielsweise das Ziel, Autos zu produzieren, dann wären Verbrauchsmaterialien wie Firmentelefone keine Betriebsausgaben, keine Betriebsausgaben, da Telefone nicht direkt an die Lieferungen oder die Produktionslinie für die Fahrzeuge gebunden sind. Hätte das Unternehmen jedoch das Ziel, Spenden per Telefon zu beschaffen, könnten die Firmentelefone als Betriebsausgaben betrachtet werden.
Wie bei den Betriebsausgaben müssen Unternehmen ihre nicht operativen Ausgaben im Auge behalten, um ein praktikables Budget festzulegen und einzuhalten. Finanzabteilungen versuchen in der Regel, die nicht betrieblichen Ausgaben zu senken, bevor sie die Betriebsausgaben senken. Dies macht die Mitarbeiter nicht unbedingt glücklich, etwa wenn das Unternehmen Sozialleistungen kürzt. Es hat jedoch keinen Einfluss auf die Fähigkeit des Unternehmens, einen guten, qualitativ hochwertigen Artikel oder eine Dienstleistung zu produzieren – 10 Mitarbeiter ohne Zusatzleistungen können beispielsweise „Produkt X“ mit oder ohne Zusatzleistungen herstellen, solange sie über angemessene Vorräte und Kenntnisse verfügen. Dies führt dazu, dass sich der Verbraucher von Kürzungen oft erst dann bewusst wird, wenn die Budgetaxt das Kerngeschäft erreicht.