Automatisierte Managementsysteme helfen wettbewerbsfähigen Unternehmen, ihre Geschäftssysteme zu rationalisieren. Automatisierte Software kann viele mühsame und zeitaufwändige Geschäftsaufgaben beseitigen und die Unternehmensverwaltung effektiver machen. Zu den Vorteilen eines angemessen ausgewählten und korrekt eingesetzten automatisierten Managementsystems gehören die Kontrolle über Prozesse, eine klarere Sichtbarkeit der Abläufe, die Straffung der Lieferkette und eine effizientere Speicherung und Abrufung von Informationen. Solche Systeme können einem Unternehmen auch helfen, die Effizienz zu steigern, Mitarbeiter verantwortlich zu machen, den Kundenservice zu verbessern und dem Unternehmen einen höheren Wert zu verleihen.
Die Dashboard-Anzeigefunktionen der meisten automatisierten Systeme können dem Management helfen, sich schnell ein klares Bild der Betriebsabläufe zu verschaffen, indem sie sofortigen Zugriff auf Qualitätsmanagementinformationen, Personalaktualisierungen und Informationsstatistiken ermöglichen. Überlegene Geschäftsergebnisse resultieren oft aus einem komplexen Verständnis von Leistung und geschäftlichen Stärken, und eine erhöhte Transparenz kann zu einer besseren Kontrolle der Prozesse führen. Visibility-Software kann auch jederzeit aktuelle Video-Feeds über das Werksmanagement oder die Fertigungshallen streamen, sodass sie von jedem Ort aus zugänglich sind.
In wettbewerbsintensiven Branchen ist Wissen oft Macht, und der Zugang zu Informationsdatenbanken und Bibliotheken kann dazu beitragen, diese Macht bereitzustellen. Management-Informationssysteme bieten sofortigen Zugriff auf historische und Echtzeitdaten, um ein effektiveres Management zu unterstützen. Programme bestehen aus Hardware und automatisierter Software und haben die Fähigkeit, Daten aus allen erforderlichen Abteilungen zu vergleichen. Sie sind in der Regel darauf ausgelegt, alle Dateien und Dokumente zu archivieren, zu sichern und zu verwalten.
Interne Prozesse wie Bestandsführung, Produktplanung und Kundenservice lassen sich oft einfacher durch Automated Enterprise Resource Planning (ERP)-Software verwalten. Durch Radiofrequenz-Identifikation (RFID) und andere Tracking- und Identifikationstechnologien handhaben ERP-Programme die Interaktionen der Lieferkette wie Rechnungsstellung, Auftragsverfolgung und Interaktion mit Lieferanten. Wenn beispielsweise der Lagerbestand einen vorbestimmten Stand erreicht, senden ERP-Systeme Nachbestellformulare an Lieferanten. Internet-Einkaufs- und Lieferseiten verwenden häufig ein ERP-System, da die Reaktionszeit schnell sein muss und Bestellungen oft individualisiert werden.
Automatisierte Managementsysteme können dazu beitragen, Redundanzen zu reduzieren, indem sie Aufgaben schnell und präzise erledigen, die einen Menschen viel länger dauern und wahrscheinlich zu mehr Fehlern führen würden. Ein Beispiel hierfür ist das Outsourcing von Personalabteilungen. Die Personalverwaltungssoftware automatisiert die Gehaltsabrechnung und -ausgabe, protokolliert Mitarbeiteraktualisierungen und den Leistungsstatus und versendet Mitteilungen. Automatisierte Managementsysteme reduzieren Zeit, Mitarbeiter und menschliche Fehler bei Prozessen, die früher mehr Menschen und Zeit in Anspruch nahmen.
Die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter kann auch durch automatisierte Managementsysteme erhöht werden, die so programmiert sind, dass sie die Aufgaben der Mitarbeiter zuweisen und nachverfolgen. Dies kann in Form von Kontingenten, Kommunikationsprotokollen und Aufgabenüberprüfungen erfolgen. Informationsprotokolle verlangen von den Mitarbeitern, dass sie ihre Leads dokumentieren, wodurch Bewertungsmöglichkeiten auf Basis qualitativer Daten geschaffen werden. Diese Programme können dazu beitragen, das Mitarbeiterwachstum zu fördern und die Mitarbeiter über ihre Aufgaben, Leistungen und Produktivität zu informieren.
Auch die Kundenzufriedenheit kann durch automatisierte Relationship-Management-Systeme gesteigert werden. Die gesamte Kundenkommunikation und -information wird digital gespeichert und steht von mehreren Standorten aus zur Verfügung. Dies trägt zu einer schnellen Streitbeilegung bei und schafft Möglichkeiten, von zusätzlichen Umsätzen zu profitieren. Briefe, Fax, E-Mail, SMS und andere Kommunikationsformen werden automatisch durch automatisierte Software verteilt. Maßgeschneiderte Massenkommunikation durch automatisierte Ressourcenmanagementsysteme kann so gestaltet werden, dass sie Informationen widerspiegelt, die auf die historischen Kauftrends oder -interessen eines Kunden zugeschnitten sind.
Die Vorteile automatisierter Managementsysteme können zu einem erhöhten Geschäftswert führen, der oft zu einer höheren Rentabilität führt. Um die Wahrscheinlichkeit dafür zu erhöhen, müssen das automatisierte System und die Unternehmenssoftware effizient eingesetzt werden. Der Einsatz des Systems muss mehr Wert bieten als die hohen Kosten für Einkauf, Implementierung und Schulung der Mitarbeiter.