In der Regel werden die Mitarbeiter zu einem festen Satz entlohnt, entweder auf Stunden- oder Gehaltsbasis. In den Vereinigten Staaten sind Arbeitgeber verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer Sozialversicherungs-, Krankenversicherungs-, Arbeiterentschädigungs-, staatliche, bundesstaatliche und häufig lokale Steuern zu zahlen. Ein Arbeitgeber muss auch einen Teil dieser Steuern und sonstigen Gebühren vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers abziehen, und alle diese Transaktionen müssen für Prüfungs- und Steuerzwecke erfasst werden.
Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst ist ein Unternehmen, das alle diese Funktionen gegen eine Gebühr selbstständig übernimmt und so dem Geschäftsinhaber Zeit für wichtigere Angelegenheiten gibt. Sobald ein Konto eingerichtet ist, stellt der Arbeitgeber dem Dienst einfach eine Liste aller Mitarbeiter, deren Arbeitszeiten und etwaiger Abweichungen zur Verfügung. Diese Daten werden dann verarbeitet und das Geld wird von der Bank des Arbeitgebers auf das Konto des Lohndienstes überwiesen. Die Mitarbeiter werden entweder per Standardscheck oder per Direkteinzahlung bezahlt. Dem Arbeitgeber werden dann Lohn- und Steuerberichte zur Verfügung gestellt.
Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice bietet oft auch andere Dienstleistungen an. Arbeitgeber können die Verwaltung der Leistungsverwaltung und der Altersversorgung des Unternehmens abgeben. Auch Urlaub und Freizeit können erfasst werden. Einige Dienste bieten sogar die Möglichkeit, die Steuerzahlungen des Arbeitgebers zu verwalten, Zeit- und Arbeitsmanagementprobleme zu bearbeiten, bei der Einhaltung der Steuervorschriften zu unterstützen, Ausgaben zu verwalten und sogar Unterstützung bei der Vorprüfung zu leisten. Der Dienst erledigt auch routinemäßig den erforderlichen Papierkram für die direkte Einzahlung der Gehaltsschecks der Mitarbeiter. Die Gebühren für Dienstleistungen variieren je nach Kontogröße und Art der erbrachten Dienstleistungen. Normalerweise wird eine Gebühr pro Person zuzüglich einer Gebühr pro ausgestelltem Scheck erhoben.
Das erste Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen wurde 1949 vom ehemaligen Senator von New Jersey, Frank Lautenberg, und den Brüdern Henry und Joseph Traub gegründet. Ursprünglich als Automatic Payrolls bezeichnet, bot das Unternehmen einfache Dienstleistungen mit einem elektromechanischen Taschenrechner und einer Comptometer-Buchhaltungsmaschine an. Die automatische Gehaltsabrechnung, die später in Automatic Data Processing (ADP) umbenannt wurde, hielt mit der Technologie Schritt. ADP wurde zu einem Pionier in der computergestützten Buchführung, angefangen bei Lochkarten bis hin zur fortschrittlichsten Technologie der Branche.
ADP wuchs durch die Übernahme kleinerer Lohnbuchhaltungsunternehmen und ging schließlich 1961 an die Börse. Das Unternehmen ist weiter gewachsen und gilt mit über 500,000 Kunden und über 40,000 Mitarbeitern als führend in der Lohnbuchhaltungsbranche. Heute übernimmt ADP nicht nur die Gehaltsabrechnung, sondern auch eine Vielzahl von Makler- und Händlerdienstleistungen.
Der Erfolg von ADP diente als Geschäftsmodell für Gehaltsabrechnungsdienste, und dieses Konzept wird mit technologischen Verbesserungen ständig weiterentwickelt. Heutzutage sind viele Dienste direkt über das Internet mit ihren Kunden verbunden. Ein Kunde kann einfach die Abrechnungsdaten in sein Webportal eingeben und die Transaktion wird sofort verarbeitet. Der Kunde hat Zugriff auf alle Gehalts- und Personaldatensätze und diese Informationen können bei Bedarf aktualisiert werden. Auf Berichte kann schnell zugegriffen werden, was die Gehaltsabrechnungsaufgaben des Unternehmens vereinfacht und kostspielige Fehler vermeidet.
Die Verbreitung des computergestützten Gehaltsabrechnungsdienstes hat zu einigen Betrugsfällen und regelrechtem Gelddiebstahl geführt. Daher ist es wichtig, einige Nachforschungen anzustellen, um sicherzustellen, dass ein bestimmtes Unternehmen seriös und zuverlässig ist. Dieses Unternehmen wird schließlich Zugriff auf die vertraulichsten Unterlagen eines Unternehmens haben, einschließlich seines Bankkontos. Darüber hinaus wird das Unternehmen zur Rechenschaft gezogen und mit entsprechenden Geldbußen belegt, wenn eine Dienstleistung die Steuerzahlungen nicht fristgerecht leistet. Da diese Fälle im Allgemeinen selten sind, überwiegen die Vorteile der Nutzung eines Gehaltsabrechnungsdienstes alle Risiken.