Jemand, der in der Materialbeschaffung tätig ist, ist verantwortlich für den Einkauf neuer Waren oder der Materialien, die für die Herstellung dieser Waren benötigt werden. Dies kann viele Arten von Dingen betreffen, einschließlich Lebensmittel, Software, Lehrpläne und Kleidungsstücke. Jede Unternehmensorganisation, die Produkte verwendet, herstellt oder verkauft, verfügt in der Regel über eine Materialbeschaffungsabteilung.
Oftmals wird ein Materialbeschaffungsmanager für diese Abteilung verantwortlich sein, obwohl möglicherweise mehrere verschiedene Personen benötigt werden. Diese Person trifft sich mit potenziellen Anbietern von Waren und berücksichtigt bei der Kaufentscheidung viele Dinge. Die Waren, die ein Unternehmen kauft und dann an Verbraucher weiterverkauft, können über Erfolg oder Misserfolg auf dem Markt entscheiden.
Wenn es um ein neues Produkt geht, werden die Mitarbeiter in der Materialbeschaffung mehrere Dinge im Hinterkopf behalten. In erster Linie steht die Nutzung des Artikels und das Bedürfnis der Verbraucher durch diese Funktion. Wenn bereits ähnliche Produkte auf dem Marktplatz verkauft werden, vergleichen sie auch potenzielle Waren mit ihnen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie sich diese Artikel verkaufen.
Ein weiterer wichtiger Faktor im Materialbeschaffungsverfahren ist die Preisverhandlung. Vor allem Einzelhändler feilschen oft um die günstigste Ware, um dann die Preise zu erhöhen und Waren an die Verbraucher weiterzuverkaufen. Der Leiter oder Einkäufer der Beschaffungsabteilung kann für die Erörterung von Preisfragen mit den Verkäufern verantwortlich sein.
Es gibt auch Unternehmen, deren Hauptziel darin besteht, neue Waren und Dienstleistungen für andere Unternehmen einzukaufen. Auch dies ist eine Form der Materialbeschaffung. Diese Leute ermitteln die Bedürfnisse eines Unternehmens, finden Produkte, die diesen entsprechen, und helfen bei der Preisverhandlung zwischen Verkäufer und Käufer. Dem Mieter wird dann eine Gebühr in Rechnung gestellt.
Auch biologische oder organische Materialien können Teil dieses Prozesses sein. Metalle, Holz und andere Naturprodukte werden als Baustoffe für eine Vielzahl von Produkten auf dem Markt verwendet. Die Materialbeschaffung umfasst das Finden, Sammeln und Liefern dieser Waren an Hersteller oder Bauherren, die sie zur Herstellung verkaufsfähiger Waren verwenden.
In einigen Fällen erfolgt bei der Materialbeschaffung keine Preisverhandlung. Zum Beispiel geben Regierungsbehörden einen Bedarf an und verschiedene Unternehmen geben Gebote ab, um das Konto zu erhalten. Den Job bekommt das Unternehmen, das den niedrigsten Preis bietet und trotzdem alle Quoten- und Zeitbeschränkungen einhält. Dieser Prozess beinhaltet oft den Kauf großer Mengen von Artikeln, wie z. B. medizinischer Bedarfsartikel.