Ein Kündigungsschreiben ist ein Dokument, das ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber erhält. Es informiert die Arbeitnehmerin über die Kündigung und sollte die Gründe dafür angeben. Sie kann Informationen über frühere Vorfälle enthalten, die zu dieser Entscheidung beigetragen haben. Besteht die Möglichkeit für die Arbeitnehmerin, ihre Kündigung anzufechten, sollte dies mitgeteilt werden.
Arbeitgeber stellen in der Regel ein Kündigungsschreiben als Formalität aus, um die Ansprüche zu begrenzen, dass einem Arbeitnehmer ungerechtfertigt gekündigt wurde. Um in dieser Rolle effektiv zu sein, geht ein gut geschriebenes Kündigungsschreiben in der Regel darüber hinaus, eine Person darüber zu informieren, dass ihre Beschäftigungszeit abgelaufen ist. Es sollte auch andere wichtige Informationen vermitteln.
Das Kündigungsschreiben sollte eine Person unverzüglich und konkret über den Grund der Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses informieren. Wenn eine Person wegen des Rauchens außerhalb des ausgewiesenen Bereichs gefeuert wird, sollte daran kein Zweifel bestehen. Zusätzlich zu den Maßnahmen des Mitarbeiters geben viele Autoren die Richtlinie an, gegen die verstoßen wurde, und informieren den Empfänger, wo er diese Richtlinie nach eigenem Ermessen überprüfen kann. Im Kündigungsschreiben steht beispielsweise: „Diese Entscheidung wurde in Übereinstimmung mit der Verspätung des Unternehmens getroffen, die Sie auf Seite 11 des Mitarbeiterhandbuchs einsehen können.“
Wann dieses Dokument von einem Arbeitgeber ausgestellt werden kann, wird in der Regel durch die Disziplinarpolitik eines Unternehmens bestimmt, so dass es von einem Unternehmen zum anderen variieren kann. Ein Kündigungsschreiben erhält ein Arbeitnehmer in der Regel erst, wenn bereits andere Disziplinarmaßnahmen ergriffen wurden. Es kann jedoch Fälle geben, in denen die Handlungen einer Person eine sofortige Entlassung rechtfertigen.
Wenn andere Maßnahmen ergriffen wurden, werden diese üblicherweise detailliert aufgelistet. Im Hauptteil des Kündigungsschreibens wird der Verfasser wahrscheinlich das Datum und die Art der angewandten Disziplinarmaßnahme angeben. Die Ursachen, die zu diesen Aktionen geführt haben, werden wahrscheinlich ebenfalls speziell aufgeführt. Wenn die Mitarbeiterin Versprechen, Vereinbarungen gemacht oder eingeräumt hat, dass ihr Arbeitsplatz in Gefahr ist, wenn sie sich in Zukunft auf eine bestimmte Weise verhält, wird sie wahrscheinlich daran erinnert.
In einigen Fällen ist die in einem Kündigungsschreiben mitgeteilte Kündigung nicht absolut und endgültig. Möglicherweise besteht für den Empfänger die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen. In diesem Fall sind die Art und der Zeitrahmen, in dem dies zu erfolgen hat, mitzuteilen. Aus Gründen der Professionalität und um zu vermeiden, dass das Dokument mit einem Scherz verwechselt wird, ist es am besten, wenn es mit dem Briefkopf einer Firma gedruckt wird und den Namen und die Position der Person enthält, die es verfasst hat.