E-Procurement oder elektronische Beschaffung ist ein Prozess, bei dem elektronische Mittel zur Beschaffung von Ressourcen wie Materialien, Verbrauchsmaterialien und Ausrüstung verwendet werden. Dieser Prozess ähnelt dem Online-Einkauf im Einzelhandel, beschäftigt sich jedoch häufig mit anderen Arten von Verkäufern als beim typischen Online-Shopping. Normalerweise betreiben Unternehmen diese Praxis, aber Verbraucher können auch E-Procurement-Methoden verwenden, insbesondere für Produkte oder Dienstleistungen, die sie regelmäßig nutzen. Ein Verbraucher oder ein Unternehmen kann die elektronische Beschaffung manuell durchführen, indem er Websites besucht und Produkte oder Dienstleistungen bestellt, oder er kann diese Funktionen automatisch von einem Programm ausführen lassen.
Zu diesem Zweck verwendete Software gibt es in einigen Arten. Einige Software kann speziell für E-Procurement-Funktionen entwickelt werden. Multifunktionssoftwareprogramme, wie beispielsweise ein ERP-Programm (Enterprise Resource Planning), können E-Procurement-Funktionen umfassen. Im Allgemeinen entscheiden sich große Unternehmen, die E-Procurement verwenden, für eine multifunktionale ERP-Software. Inhaber kleiner Unternehmen verwenden häufiger dedizierte Programme für wiederkehrende Bestellungen von Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen, hauptsächlich weil sie kostengünstig sind und über begrenzte Funktionen verfügen, die direkter auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten sind.
E-Procurement-Systeme können im Allgemeinen automatisch Zubehör bestellen, wenn das System anzeigt, dass mehr benötigt wird. Während diese Funktion für große Unternehmen mit großen Geldbeuteln hilfreich sein kann, insbesondere für solche, die eine große Anzahl von Bestellungen verschieben, kann sie für kleinere Unternehmen, die nicht über die verfügbaren Ressourcen verfügen, um eine automatische Bestellung zu rechtfertigen, große Probleme verursachen. Ein Unternehmen mit begrenztem liquiden Kapital kann massive Probleme bekommen, wenn ein E-Procurement-Programm eine Bestellung zu einem ungünstigen Zeitpunkt aufgibt. Grundsätzlich ist die automatische Bestellung nur dann sinnvoll, wenn das Unternehmen über genügend Taschengeld verfügt, um eine unerwartet ausgelöste Bestellung problemlos aufnehmen zu können. Eine Möglichkeit für ein Unternehmen, das mit begrenztem Kapital zu tun hat, besteht darin, ein E-Procurement-Programm zur Alarmverwaltung zu haben, wenn eine Bestellung aufgegeben werden muss, ohne die Bestellung tatsächlich an einen Lieferanten zu senden.
Angenommen, ein großes Unternehmen stellt viele Stühle aus einer bestimmten Holzart her. Bevor das Unternehmen die Stühle herstellen kann, muss es das Holz zur Hand haben. Ein Unternehmen, das eine beträchtliche Menge an Stühlen bewegt, kann ein automatisches Bestellsystem verwenden, um sicherzustellen, dass das Holzmaterial immer verfügbar ist, wenn das Unternehmen eine Bestellung herstellen muss. Einige Softwareprogramme bestellen möglicherweise mehr Verbrauchsmaterialien, wenn die Verbrauchsmaterialien knapp werden, während andere eine Bestellung von Verbrauchsmaterialien aufgeben, wenn das Unternehmen eine Bestellung für sein Produkt erhält.