Das Hauptkonzept der strategischen Beschaffung besteht darin, dass ein Unternehmen durch fortschrittliche Planung, Terminplanung und Gruppeneinkaufsinitiativen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen kann. Zusätzlich zu den Einsparungen in hartem Dollar werden zusätzliche Einsparungen durch einen effizienteren Geschäftsbetrieb und damit eine höhere Rentabilität erzielt. Die Umsetzung des strategischen Einkaufs in einem Unternehmen erfordert die Fokussierung auf drei Einkaufskonzepte: Gruppeneinkauf, zentrale Einkaufsservices und Einsatz von Einkaufsdatenmanagementsystemen.
Die Konzepte im strategischen Einkauf erfordern eine Kommunikation und Kooperation zwischen Geschäftsbereich und Finanzdienstleistungsunternehmen sowie eine effektive Umsetzung des Einkaufs. Selbst ein einfaches Konzept, wie die Förderung des geplanten Einkaufs, kann große operative Probleme verursachen, wenn es nicht mit der Geschäftseinheit besprochen wird. Zum Beispiel kann eine Bäckerei jede Woche Trockenwaren bestellen, basierend auf den geplanten Arbeitsaufträgen für diesen Zeitraum. Entscheidet der Einkauf, dass es kostengünstiger ist, diese Materialien alle zwei Wochen zu bestellen, wird die Bäckerei Schwierigkeiten mit Lagerung, Zugriff und Verlustprävention haben.
Der Gruppeneinkauf ist der Prozess, bei dem der gesamte Ressourcenbedarf für verschiedene Abteilungen innerhalb des Unternehmens zusammengefasst und eine Dauerbestellung ausgestellt wird. Diese einzelne Bestellung gilt für eine größere Menge als mehrere kleinere Bestellungen. Daher können mit dem Lieferanten niedrigere Stückkosten ausgehandelt werden. Wenn sich die Abteilungen physisch in mehreren Gebäuden befinden, kann der Vertrag die Lieferfenster festlegen und die Frage der Lieferkosten behandeln. Diese Praxis ist in großen Unternehmen im Rahmen eines integrierten strategischen Beschaffungsgeschäftsplans weit verbreitet.
Verwaltungsgemeinkosten sind die Kosten, die der Organisation für den gesamten Beschaffungs-zu-Zahlungs-Zyklus entstehen. Dazu gehören die Gehälter und Supportkosten für die Beschaffungsmitarbeiter, die Rechnungsbearbeitung, die Scheckproduktion und die Klärung von Lieferantenanfragen. Ein organisierter, gesteuerter Prozess eliminiert einen erheblichen Teil dieser Kosten, da sie für jede Ware nur einmal anfallen. Zentralisierte Beschaffungsmitarbeiter können die Geschäftseinheiten besser unterstützen und sicherstellen, dass die Richtlinien eingehalten werden.
Beschaffungs- oder Einkaufsmanagementsysteme werden oft als Teil großer Buchhaltungssoftware oder Enterprise-Resource-Planning-Lösungen bereitgestellt. Mit diesem Modul werden Bestellanforderungen und Bestellungen sowie deren Rechnungen erstellt und Wareneingänge bearbeitet. Darüber hinaus ermöglichen die in diese Art von System integrierten Analyse- und Berichtstools der Beschaffungsabteilung, den Geschäftsprozess zu verwalten, die Gesamtkosten für das Institut zu ermitteln und potenzielle Einsparmöglichkeiten zu identifizieren. Berichte können auch verwendet werden, um die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten und als Beweis für jede rechtliche Anfechtung.