Eine Budgetschätzung ist eine vorläufige Einschätzung der Mittel, die einem Unternehmen oder einer Agentur voraussichtlich zur Verfügung stehen, oder der Mittel, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Diese Schätzungen liefern wertvolle Informationen für Planungszwecke, sind jedoch nicht endgültig. Sobald die endgültigen Informationen eingehen, können die Mitarbeiter das Dokument aktualisieren und feststellen, ob Änderungen Anlass zur Besorgnis geben. Diese Dokumente können der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, wenn sie öffentlich finanzierte Einrichtungen und Projekte betreffen, damit die Öffentlichkeit am Budgetierungsprozess teilnehmen kann.
Im Falle einer Schätzung der verfügbaren Mittel wird in der Regel eine Budgetschätzung von einer regionalen Regierung oder Agentur erstellt. Das Dokument erörtert mögliche Finanzierungsquellen wie Steuereinnahmen, Zuschüsse, Gelder von Regierungsbehörden und Einnahmen aus Geldbußen und Gebühren. Dieser gibt Auskunft über das zur Verfügung stehende Betriebsbudget. Mitarbeiter und andere interessierte Parteien können die Schätzung einsehen, um mehr über die Förderprioritäten und die verschiedenen verfügbaren Förderoptionen zu erfahren. Mittel, die für bestimmte Zwecke zur Verfügung gestellt werden, werden in der Schätzung gekennzeichnet, um den Leuten bewusst zu machen, dass sie nicht Teil des allgemeinen Fonds sind.
Andere Budgetschätzungen bestimmen die Kosten, die mit einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Aufgabe verbunden sind, z. B. den Bau einer Brücke oder die Fertigstellung eines Hauses. In diesem Dokument werden die erwarteten Ausgaben unter Berücksichtigung der verfügbaren Informationen aufgeschlüsselt. Sie kann Kosten für Genehmigungen und Gebühren, Arbeitskosten, Verbrauchsmaterialien und andere anfallende Kosten decken. Die Budgetschätzung kann auch den Zeitplan besprechen und Informationen darüber geben, was passieren kann, wenn das Projekt aufgrund unerwarteter Ereignisse in Überstunden geht.
Firmen, die Projektangebote für Kunden erstellen, müssen in der Regel eine detaillierte Budgetschätzung erstellen, um den Kunden über alle potenziellen Kosten aufzuklären. Diese Schätzung ist in der Regel nur für eine begrenzte Zeit gültig. Wenn der Kunde zu lange wartet, können die Kosten für Lieferungen, Arbeitskosten und andere Ausgaben mit den Marktkräften steigen und die Schätzung wird nicht mehr korrekt sein. Die Budgetschätzung enthält normalerweise auch einen Eintrag für prognostizierte Überschreitungen, damit Kunden wissen, wie viel Geld bis zum Ende des Projekts zu den Ausgaben hinzugefügt werden könnte.
Bei der Überprüfung einer Budgetschätzung kann es hilfreich sein, einzelne Kategorien sorgfältig zu lesen, um zu verstehen, was sie bedeuten. Wenn Definitionen unklar sind oder das Dokument vage ist, sollte die Person, die es erstellt hat, in der Lage sein, Auskunft zu geben. Budgetschätzungen können auch Alternativen beinhalten; Ein Bauunternehmen könnte beispielsweise die Kosten für verschiedene Arten von Schindeln in dem Dokument besprechen, damit der Kunde erfahren kann, wie sich verschiedene Entscheidungen auf die Gesamtkosten des Projekts auswirken können.