Ein Personalmanagement-Informationssystem ist eine Reihe von Verfahren und angewandter Technologie, die Personalmitarbeiter verwenden, um Daten über die Mitarbeiter in einem Unternehmen oder einer Organisation zu verfolgen und zu organisieren. Diese Informationen können Gehaltsabrechnungen, Steuerdokumente und Aufzeichnungen über zugewiesene Leistungen wie die Krankenversicherung umfassen. Andere Mitarbeiterinformationen werden häufig in einem solchen System für regelmäßige Leistungsbewertungen aufbewahrt. Diese Aufzeichnungen sind in der Regel Lebensläufe und Kopien relevanter Branchenzertifizierungen. Dieser Bereich des Personalmanagements beinhaltet sowohl die Verwendung eines Computersoftwareprogramms als auch routinemäßige Praktiken zur Eingabe und Aktualisierung relevanter Daten.
Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern benötigen oft eine separate Personalabteilung (HR), um alle diese Informationen genau aufzuzeichnen. Die Arbeit mit einem Personalmanagement-Informationssystem erfordert sowohl ein gutes technisches Verständnis als auch die Fähigkeit, benötigte Daten schnell abzurufen. Ein für diese Personalaufgaben konzipiertes Softwarepaket besteht in der Regel aus verknüpften Datenbanken mit unterschiedlichen Informationen. Eine Datenbank kann Aufzeichnungen über ausgestellte Gehaltsschecks enthalten, die mit einer anderen Datenbank verknüpft sind, die beispielsweise Informationen über einbehaltene Steuern enthält. Die Mitarbeiter der Personalabteilung sind dafür verantwortlich, diese Personalinformationen auf dem neuesten Stand und korrekt zu halten.
Neben der regelmäßigen Pflege der Daten in einem Personalwirtschaftsinformationssystem müssen die Personalverantwortlichen auch gezielte Abfragen durchführen, um bestimmte Informationen abzurufen. Je nach Art des installierten Systems können sie diese Informationen mit Befehlen wie denen in einer strukturierten Abfragesprache (SQL) oder einer ähnlichen Datenbankprogrammiersprache abfragen. Andere Arten von Personalverwaltungssoftware verfügen über grafische Benutzeroberflächen mit Funktionen zum Erstellen und Speichern von Formularen, Tabellen, Diagrammen und Berichten. Wenn ein Personalmanager gescannte Kopien von Lebensläufen von Mitarbeitern und ähnlichen Dokumenten aufbewahren möchte, umfasst das Informationssystem häufig eine optische Zeichenerkennung (OCR) zum Erstellen durchsuchbarer elektronischer Kopien.
Ein Personalmanagement-Informationssystem spielt auch bei der Einstellungs- und Entlassungspraxis eines Unternehmens eine wichtige Rolle. Viele Unternehmen verwenden die OCR-Funktionen dieser Art von Programmen, um Lebensläufe nach bestimmten Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Bewerber, deren Lebenslauf Keyword-Matches enthält, haben oft bessere Chancen, eine Einladung zum Vorstellungsgespräch zu erhalten. Einige Unternehmen verwenden diese Technologie, um alle neuen Zertifizierungen, die Mitarbeiter abschließen, zu verfolgen und aufzuzeichnen, insbesondere solche, die als bezahlte Schulungen gelten. Arbeitnehmer, die möglicherweise disziplinarische Maßnahmen oder Beratung benötigen, haben auch häufig Aufzeichnungen über diese Informationen in ihrer elektronischen Personalakte in der Personalabteilung.