Geschäftskommunikation erfolgt entweder in Form von interner Kommunikation oder externer Kommunikation. Die interne Kommunikation findet zwischen Kollegen oder Management und Mitarbeitern statt, während die externe Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden, Lieferanten und den Medien stattfindet. Es gibt verschiedene Modelle der Geschäftskommunikation, die auf Theorien basieren, die von Kommunikationsexperten im Laufe der Jahre vorgestellt wurden. Dazu gehören das Modell von Shannon und Weaver, das Modell von Lasswell, das Modell von Newcomb und das Modell der fünf Sinne von Berlo.
Shannon und Weaver entwickelten eines der gängigsten Modelle der Geschäftskommunikation, das auf das Jahr 1948 zurückgeht, als Claude Elwood Shannon und Warren Weaver gemeinsam ein Buch über den mathematischen Ansatz der Kommunikation verfassten. Das Modell geht davon aus, dass acht Schlüsselelemente für die Kommunikation notwendig sind. Dazu gehören die Quelle der Nachricht, die Codierung oder das Format der Nachricht, die Nachricht selbst und der Kanal, über den die Nachricht übertragen wird. Es können Rauschen oder Interferenzen vorhanden sein, die die Nachricht verzerren können, bevor oder wenn sie den Empfänger oder die Person, für die sie bestimmt ist, erreicht. Der Empfänger versucht dann, die Nachricht zu entschlüsseln, und sobald er oder sie eine Rückmeldung gibt, wird die Schleife geschlossen und die Kommunikation hat stattgefunden.
Eines der einfachsten Modelle der Unternehmenskommunikation wurde in den 1940er Jahren von dem Politologen Harold Lasswell identifiziert und findet breite Anwendung in der Wirtschaft. Das Modell beschreibt einen Prozess, der aus vier Komponenten besteht, nämlich Sprecher, Subjekt, Zuhörer und Kanal. Lasswells Theorie war, dass echte Kommunikation eine Wirkung entfalten muss, und dies wird in dem viel zitierten Satz „Wer sagt was in welchem Kanal zu wem mit welcher Wirkung“ zusammengefasst. Dies ist insbesondere im Geschäftsumfeld relevant, wo Anweisungen an die Mitarbeiter an der Tagesordnung sind und Kommunikationsfähigkeiten eine wichtige Rolle spielen.
Das Kommunikationsmodell von Newcomb konzentriert sich auf den sozialen Zweck der Kommunikation und die Art und Weise, wie sie Beziehungen zwischen Menschen aufrechterhält. Es zeigt, dass die Botschaft weniger wichtig ist als die Interaktion zwischen Sender und Empfänger. Als eines der gebräuchlicheren Modelle der Geschäftskommunikation wird das Modell von Newcomb eher in den informellen Kommunikationsmethoden kleiner Unternehmen als in der Unternehmenssprache großer Unternehmen gesehen.
Zu komplexeren Modellen der Unternehmenskommunikation gehört die Theorie von David K Berlo, die die Bedeutung der fünf Sinne im Prozess berücksichtigt. Berlo glaubte, dass die Bedeutung der Mitteilung nicht in der Nachricht liege, sondern in der Interpretation der Nachricht durch den Empfänger. Die Interpretation wird durch die Präsenz der fünf Sinne beeinflusst, die dem Empfänger helfen, Nuancen in der Bedeutung zu erkennen. Dieses Modell wirkt sich auf die Geschäftskommunikation aus, indem es die Notwendigkeit betont, die Botschaft sehr deutlich zu machen und etablierte Kommunikationstechniken zu verwenden, um ungenaue Interpretationen zu vermeiden, die zu kostspieligen Fehlern führen könnten.