Verwaltungskosten sind Kosten, die mit der Leitung und allgemeinen Funktionen einer Organisation verbunden sind und nicht direkt einer bestimmten Abteilung zugeordnet sind. Diese Kosten werden manchmal als Teil der allgemeinen Geschäftsausgaben betrachtet und können für Grundbedürfnisse wie Mietflächen für das Geschäft, Versorgungsunternehmen oder Büromaterial verwendet werden. Verwaltungskosten können auch die Gehälter von Personen umfassen, die nicht im Vertrieb, in der Produktion oder in anderen Abteilungen des Unternehmens tätig sind, wie z. B. Führungskräfte, Sekretärinnen und Rezeptionisten.
Nicht an eine Abteilung gebunden
Verwaltungsausgaben werden manchmal auch als allgemeine Ausgaben oder Betriebsausgaben bezeichnet und umfassen alle Kosten, die der Organisation einen breiten Nutzen bieten. Ihre Vorteile sind somit abteilungsübergreifend und ermöglichen viele Funktionen. In den meisten Fällen werden Ausgaben, die auf eine bestimmte Abteilung oder Abteilung des Unternehmens beschränkt sind und die anderen Bereichen der Organisation wenig oder keinen direkten Nutzen bringen, nicht als Verwaltungsausgaben angesehen. Einige Ausgaben, die mit einer Abteilung verbunden zu sein scheinen, wie z. B. Buchhaltung oder Rechtsabteilung, können als administrativ betrachtet werden, da sie der gesamten Organisation zugutekommen.
Utilities
Eine der häufigsten Arten von Verwaltungsausgaben in vielen Organisationen sind die Kosten für Versorgungsunternehmen. Gebühren für Heizung, Kühlung, Strom und Wasser werden traditionell als Verwaltungsausgaben ausgewiesen. Die Kosten für Internet-Zugang sowie Festnetz- und Mobilfunkdienste können ebenfalls enthalten sein. In einigen Organisationen werden Mobiltelefondienste jedoch als Ausgaben für die Abteilungen der Mitarbeiter eingestuft, die diese Dienste nutzen.
Miete
Ein weiteres Beispiel für einen Verwaltungsaufwand sind die Kosten für die Anmietung oder Anmietung von Räumlichkeiten für die Organisation. Dies kann beispielsweise die Anmietung von Einzelhandelsgeschäften, die Anmietung einer Reihe von Büros in einem Gebäude oder die Anmietung von Produktionsstätten umfassen. Die gesamte Organisation profitiert von den Betriebsräumen, sodass diese Gebühren nicht einer bestimmten Abteilung zugeordnet werden können.
Gehälter
Gehälter können auch als Verwaltungsausgaben gelten. Dies gilt insbesondere für Führungskräfte und Manager, deren Verantwortung viele Bereiche der Organisation und nicht eine einzelne Abteilung umfasst. Mehr als ein Bereich profitiert von den Bemühungen des Managers, so dass die Ausgaben als allgemeiner Natur angesehen werden.
Ausgeschlossene Kosten
Die Vorschriften zur Definition von Verwaltungskosten variieren von Ort zu Ort, aber es gibt einige Arten von Kosten, die fast nie als Verwaltungskosten definiert werden. Hierzu zählen alle Kosten, die in direktem Zusammenhang mit Vertriebs- und Marketingbemühungen oder der Forschung zur Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen stehen. Auch Herstellungskosten, sei es für Ausrüstung oder Rohstoffe, werden wahrscheinlich nicht als Verwaltungskosten angesehen.
Wohltätige Organisationen
Bei Wohltätigkeitsorganisationen und anderen gewinnorientierten Organisationen werden Verwaltungskosten oft anders definiert als bei gewinnorientierten Unternehmen. In vielen Fällen wird jedes Geld, das in die Wohltätigkeitsorganisation eingebracht und von der Organisation ausgegeben wird, anstatt in gemeinnützige Bemühungen oder Spenden umgewandelt zu werden, als Verwaltungskosten gezählt. Daher würden alle Kosten für den Betrieb der Organisation wie Gehälter, Marketing, Miete und Nebenkosten als Verwaltungskosten bezeichnet.