Sitzungsprotokolle sind ein Bericht über eine offizielle Sitzung, normalerweise eines Vorstands eines Unternehmens oder einer staatlichen Stelle. Viele Freiwilligengruppen führen jedoch auch Sitzungsprotokolle, um einen historischen Bericht über alle Aufzeichnungen, Entscheidungen und genehmigten Rechnungen zu erstellen. Ein Protokoll wird normalerweise von einer Person erstellt und dann bei der nächsten Vorstandssitzung genehmigt, nachdem alle Vorstandsmitglieder die Möglichkeit hatten, dies zu überprüfen und etwaige Korrekturen vorzunehmen.
Meistens sind Besprechungsprotokolle eine sehr technische und sachliche Darstellung dessen, was bei der Besprechung stattgefunden hat. Die Genehmigung des Protokolls erfolgt in der Regel mit sehr wenig oder gar keiner Diskussion. In einigen Fällen, beispielsweise bei einem sehr umstrittenen Thema oder einem Fehler, kann es jedoch zu erheblichen Diskussionen kommen. In der Regel ist sich die überwiegende Mehrheit der Mitglieder einig, was das Protokoll enthalten soll. Sie werden erst nach Genehmigung durch den Vorstand offizieller Bestandteil des Protokolls.
Das Format für Besprechungsprotokolle kann von Organisation zu Organisation variieren, ist aber normalerweise sehr einfach. Es beginnt mit der Auflistung der Gremienversammlung, gibt Datum und Uhrzeit der Versammlung, anwesende Mitglieder und bietet einen kurzen Überblick über jeden Tagesordnungspunkt und eine Aufzeichnung der Abstimmung, falls vorhanden, für jeden Tagesordnungspunkt. Es wird auch den Zeitpunkt der Vertagung vermerken und normalerweise das Datum und die Uhrzeit der nächsten Sitzung auflisten.
Sitzungsprotokolle werden von einer als Sekretärin bezeichneten Person geführt. Je nach Situation kann dies ein Vorstandsmitglied sein oder nicht. Wenn es kein Vorstandsmitglied ist, besteht die gesamte Aufgabe des Sekretärs darin, Notizen zu machen. Wenn es sich um ein Vorstandsmitglied handelt, ist die Arbeit etwas schwieriger, da von ihnen erwartet werden kann, dass sie sich neben dem Aufzeichnen von Notizen an der Diskussion und Abstimmung beteiligen. Im Allgemeinen ist der Sekretär bei einer staatlichen Stelle oder einem Unternehmen kein Vorstandsmitglied. Bei Freiwilligenorganisationen ist der Sekretär normalerweise im Vorstand und betrachtet einen Vorstandsvorsitzenden.
Protokolle können sich von anderen Berichten über eine Sitzung, beispielsweise in einer Zeitung, dadurch unterscheiden, dass Protokolle sehr chronologisch sind. Jedes Element in den Protokollen wird in der Reihenfolge gemeldet, in der es passiert ist. Wenn über ein Treffen in einer Zeitung berichtet wird, beginnt der Reporter im Allgemeinen mit dem Schreiben über das Thema, das als am aktuellsten erachtet wird. Andere Themen können je nach ihrer relativen Bedeutung abgedeckt werden oder nicht. Es ist zu beachten, dass jede Art von Konto, das Sitzungsprotokoll und der Zeitungsartikel, für ihren jeweiligen Stil richtig ist.